103

Hai, selamat datang kembali. Pada video sebelumnya, kita membahas tentang proses manajemen perubahan. Manajemen perubahan sebenarnya merupakan tugas yang besar dan merupakan sebuah proyek itu sendiri. Seperti yang disebutkan, Anda mungkin tidak selalu bertanggung jawab untuk memimpin dan merencanakan seluruh proses manajemen perubahan dari awal hingga akhir. Sebagai gantinya, Anda dapat meminta anggota tim proyek, manajer Anda, atau pemimpin senior lainnya untuk membantu mengambil alih transisi tersebut. Jika Anda berpartisipasi dalam manajemen perubahan, maka ada orang lain yang bertanggung jawab untuk berhasil mengimplementasikan perubahan tersebut. Misalkan Anda baru saja menyelesaikan proyek pembuatan sistem check-in baru. Proyek tersebut sekarang berada pada tahap di mana sistem tersebut perlu diinstal dan diadopsi oleh organisasi, tetapi Anda tidak memiliki otoritas formal atau pengaruh untuk melakukan perubahan ini. Peran Anda sebagai manajer proyek tidak termasuk dalam memastikan karyawan menggunakan sistem baru tersebut, itu adalah tugas orang lain. Tetapi meskipun Anda bukan orang yang langsung meminta atau memimpin perubahan, masih ada cara di mana Anda dapat dan seharusnya berpartisipasi. Dan itulah yang dibahas dalam bagian ini, proses menyerahkan proyek dan cara di mana Anda, sebagai manajer proyek yang membuat sistem baru, dapat tetap terlibat. Menunjukkan empati terhadap tantangan manajemen perubahan dapat membantu Anda mendukung proses tersebut dengan cara yang halus. Dalam kasus ini, berpartisipasi dalam manajemen perubahan mungkin berarti berkomunikasi dengan karyawan sepanjang proyek tentang bagaimana sistem tersebut akan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan mereka. Anda mendukung proses ini dengan memberikan informasi kepada karyawan sehingga mereka merasa siap untuk menyesuaikan diri dengan perubahan ketika sistem siap diluncurkan. Karena berpartisipasi dalam manajemen perubahan merupakan bagian yang sangat penting dalam menjadi manajer proyek yang sukses, saya ingin memberikan beberapa contoh agar Anda dapat melihat bagaimana hal ini dapat dilakukan dalam berbagai jenis organisasi. Anda akan melihat bagaimana menggabungkan pengetahuan Anda tentang struktur organisasi dan budaya untuk membuat keputusan tentang perencanaan proses manajemen perubahan. Mari jelajahi proyek pendaftaran apotek yang sama dalam dua struktur organisasi yang berbeda dan dengan budaya tim yang berbeda untuk memahami bagaimana gagasan ini diterapkan. Misalkan rantai apotek ini memiliki struktur organisasi Klasik dan memiliki budaya perusahaan yang informal. Proyek akhir ini memerlukan perubahan nama dari sistem pendaftaran lama yang disebut "Speedy Care" menjadi sistem baru yang disebut "Speedy Check-in." Mendapatkan perubahan ini diimplementasikan adalah contoh dari manajemen perubahan. Sebagai manajer proyek, Anda perlu berpartisipasi dalam proses man

ajemen perubahan dengan berkomunikasi tentang kebutuhan proyek melalui saluran yang tepat. Dalam hal ini, Chief Executive Officer atau CEO mengirimkan email kepada para eksekutif tingkat atas (C-suite), ini adalah para pejabat tingkat kepala dalam suatu organisasi. CEO memberi tahu mereka bahwa nama harus diubah dan meminta mereka untuk memberitahu tim mereka untuk mengimplementasikan perubahan nama tersebut. Karena ini adalah struktur Klasik dalam sebuah organisasi hierarkis, anggaran dikelola secara terpisah, dan departemen pemasaran perlu meminta tambahan dana sebesar $10.000 untuk mengubah semua poster yang dicetak untuk toko-toko mereka. Permintaan ini diteruskan ke Chief Financial Officer atau CFO. Mungkin ada penyesuaian biaya lainnya dan perubahan proses yang perlu dilakukan di seluruh organisasi untuk memastikan perubahan nama sistem yang sukses. Dalam hal ini, Anda mungkin perlu memiliki beberapa pertemuan dengan orang lain untuk membantu mereka memahami apa yang sedang berubah dan mengapa. Sekarang asumsikan bahwa rantai apotek ini memiliki struktur organisasi Matriks dan memiliki budaya perusahaan yang formal. Bagaimana manajemen perubahan terlihat dalam skenario ini? Nah, Anda mungkin akan bertemu dengan perwakilan dari departemen pemasaran dan teknologi untuk menjelaskan dampak anggaran secara keseluruhan untuk semua perubahan yang diperlukan. Dengan budaya formal, Anda mungkin menulis dokumen yang menjelaskan semua anggaran, timeline, dan pelatihan yang terdampak oleh perubahan nama tersebut. Kemudian Anda mungkin menyebarkan dokumen tersebut untuk mendapatkan umpan balik dan kesepahaman dari semua pemangku kepentingan, dan membagikan umpan balik tersebut kepada CEO agar mereka dapat memahami cakupan penuh perubahan nama tersebut. Umpan balik dan kesepahaman dari pemangku kepentingan akan memberi tahu CEO bagaimana proses manajemen perubahan berjalan. Apakah semua orang setuju dengan implikasinya? Apakah umpan baliknya positif, atau ada resistensi? Kemudian, ketika CEO perlu mengkomunikasikan perubahan nama kepada seluruh organisasi, dia mungkin meminta anggota timnya untuk menulis memo resmi yang menjelaskan mengapa perubahan nama perlu dilakukan dan membagikan memo tersebut kepada stafnya dan tim mereka. Perlu diingat bahwa ini hanya contoh-contoh dan struktur organisasi, budaya tim, dan proses manajemen perubahan setiap organisasi akan berbeda. Tetapi memahami kerangka kerja ini dapat membantu Anda dalam menjalani bagaimana berpartisipasi secara efektif dan mendukung manajemen perubahan. Pemahaman ini akan memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada diri sendiri yang akan membentuk manajemen perubahan, seperti bagaimana organisasi bereaksi terhadap perubahan? Pihak mana yang dapat mempengaruhi perubahan? Apa sarana komunikasi terbaik? Praktik manajemen perubahan apa yang akan mengarah pada implementasi proyek saya yang su

kses, dan seterusnya? Jawaban-jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mempersiapkan diri untuk berbagai skenario yang mungkin terjadi, dan merumuskan solusi untuk mendukung secara efektif adopsi proyek Anda. Mereka juga akan membantu Anda mengatasi tantangan yang mungkin timbul di sepanjang jalan dan memimpin proyek Anda melalui proses manajemen perubahan yang sukses. Saya tahu ini banyak, tapi Anda sedang melakukan pekerjaan yang baik. Kita akan terus membahas konsep-konsep ini sepanjang kursus ini. Jadi tidak perlu khawatir jika Anda masih memproses semua informasi baru ini. Sampai jumpa sebentar lagi.