Peran seorang manajer proyek dalam manajemen perubahan
Dalam pelajaran ini, Anda belajar tentang bagaimana mendukung proses manajemen perubahan untuk proyek Anda. Untuk mengulas kembali, manajemen perubahan adalah proses memberikan proyek Anda yang telah selesai dan membuat orang lain di organisasi mengadopsinya. Dalam bacaan ini, kita akan membahas strategi untuk mendekati manajemen perubahan sebagai seorang manajer proyek.
Keberhasilan proyek Anda bergantung pada adopsi dan penerimaan proyek Anda - baik itu melibatkan peluncuran alat eksternal baru atau proses yang akan mengubah operasi di fasilitas produksi. Dalam kedua kasus tersebut, dampak terbesar dari perubahan akan dirasakan oleh orang-orang yang menggunakan dan berinteraksi dengan produk atau proses yang mengalami perubahan.
Sebagai contoh, jika antarmuka pengguna situs web Anda berubah, dampak utama dari perubahan tersebut mempengaruhi pengguna. Pengguna harus belajar bagaimana situs web telah diatur ulang dan beradaptasi dengan cara baru untuk mengaksesnya. Jika pembaruan antarmuka situs web mencakup logo merek baru, dampak utama dari perubahan tersebut memengaruhi karyawan organisasi Anda. Mereka harus diberi tahu tentang logo baru dan tindakan harus diambil untuk memastikan bahwa semua komunikasi perusahaan mencakup logo baru, bukan yang lama.
Anda dapat membantu memastikan keberhasilan proyek Anda dengan merangkul perubahan seiring dengan kemunculannya dan meyakinkan audiens yang lebih luas, baik itu pengguna akhir atau anggota organisasi, untuk merangkul perubahan juga. Ketika Anda menerapkan pendekatan yang hati-hati terhadap manajemen perubahan, Anda dapat menangani masalah yang mungkin terjadi pada tahap-tahap akhir proyek Anda.
Mengintegrasikan manajemen proyek dan manajemen perubahan​
Manajemen perubahan merupakan usaha besar dan merupakan proyek itu sendiri. Ketika membahas manajemen perubahan, Anda mungkin tidak selalu bertanggung jawab untuk memimpin dan merencanakan seluruh proses dari awal hingga akhir. Terkadang, manajer Anda, anggota tim, atau pemimpin senior lainnya yang bertanggung jawab dalam mengambil alih transisi tersebut dan berhasil melaksanakan perubahan. Namun, meskipun Anda bukan orang yang secara langsung memimpin perubahan, masih ada cara di mana Anda dapat mendukung dan berpartisipasi dalam adopsi yang sukses terhadap proyek Anda.
Sebagai seorang manajer proyek, Anda dapat mempertimbangkan manajemen perubahan sebagai hal yang diperlukan untuk keberhasilan proyek Anda. Baik manajemen perubahan maupun manajemen proyek bertujuan untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Keduanya juga melibatkan alat dan proses untuk mencapai tujuan tersebut. Cara paling efektif untuk mencapai tujuan proyek adalah dengan mengintegrasikan manajemen proyek dan manajemen perubahan, dan ini adalah tanggung jawab Anda sebagai seorang manajer proyek.
Saat Anda memikirkan tentang manajemen perubahan sehubungan dengan proyek Anda, mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Bagaimana organisasi akan bereaksi terhadap perubahan?
- Pengaruh-pengaruh apa yang dapat mempengaruhi perubahan?
- Apa cara komunikasi terbaik?
- Praktik-praktik manajemen perubahan apa yang akan mengarah pada implementasi proyek saya yang sukses?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mempersiapkan berbagai skenario yang mungkin terjadi dan memungkinkan Anda merumuskan solusi untuk mendukung adopsi proyek Anda dengan efektif.
Mari kita lihat beberapa praktik terbaik dalam mendekati manajemen perubahan dalam proyek Anda:
Bersifat proaktif. Perencanaan manajemen perubahan yang proaktif dan inklusif dapat membantu menjaga para pemangku kepentingan yang mungkin terkena dampak tetap menyadari perubahan yang akan datang.
- Masukkan manajemen perubahan ke dalam langkah-langkah manajemen proyek Anda. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan waktu selama pertemuan tim atau membuat dokumen umpan balik untuk memastikan anggota tim Anda tahu bahwa ada tempat untuk menyampaikan saran dan kekhawatiran mereka.
- Anda juga dapat merencanakan langkah-langkah menjelang akhir proyek Anda untuk memperkenalkan hasil proyek kepada pemangku kepentingan dalam bentuk demonstrasi, forum tanya jawab, atau video pemasaran. Anda dapat mempertimbangkan semua keputusan ini dalam rencana Anda sehingga perubahan potensial memiliki kemungkinan lebih kecil untuk mempengaruhi jadwal waktu Anda. Jika langkah-langkah ini tidak termasuk dalam rencana Anda, Anda dapat meningkatkan dan menekankan pentingnya rencana manajemen perubahan kepada pemangku kepentingan Anda.
Komunikasikan perubahan yang akan datang. Komunikasi harus dilakukan secara teratur antara para pemangku kepentingan yang terkena dampak, tim manajemen perubahan, dan tim proyek. Periksa dan komunikasikan sepanjang proyek tentang bagaimana perubahan akan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengguna akhir dari hasil proyek. Dengan cara ini, Anda mendukung proses tersebut dengan memberikan informasi yang diperlukan oleh semua orang untuk merasa siap untuk menyesuaikan diri dengan perubahan setelah proyek siap diluncurkan.
Ikuti proses yang konsisten. Mengikuti proses manajemen perubahan yang jelas membantu menjaga konsistensi setiap kali terjadi perubahan. Proses manajemen perubahan harus ditetapkan dan didokumentasikan sejak awal proyek Anda untuk memandu bagaimana proyek akan menangani perubahan. Organisasi Anda mungkin juga memiliki rencana manajemen perubahan lintas proyek yang dapat diadopsi untuk proyek Anda. Hal ini mungkin mencakup waktu yang tepat untuk mempromosikan perubahan, waktu pelatihan, waktu peluncuran, dan langkah-langkah yang sesuai untuk setiap fase proses.
Praktikkan empati. Perubahan tidak dapat dihindari, tetapi kita sering kali resisten terhadapnya. Dengan menjadi empatik terhadap tantangan dan kecemasan yang dapat ditimbulkan oleh perubahan, Anda dapat mendukung proses tersebut dengan cara yang halus.
Gunakan alat. Menggabungkan alat untuk membantu adopsi perubahan dapat sangat membantu. Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda gunakan dalam proyek berikutnya:
- Mekanisme umpan balik, seperti survei, dapat menangkap masukan dari pemangku kepentingan.
- Flowchart dapat memvisualisasikan proses pengembangan proyek.
- Pemetaan budaya dapat menggambarkan budaya perusahaan dan bagaimana nilai-nilai, norma, dan perilaku karyawan perusahaan dapat dipengaruhi oleh perubahan.
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk berhasil mengirimkan proyek-proyek. Saat Anda mengasah keterampilan yang Anda peroleh selama program ini, Anda akan menemukan bahwa manajemen perubahan penting untuk keberhasilan proyek-proyek Anda.
Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana berpartisipasi dalam proses manajemen perubahan, lihat sumber daya berikut: