Pengantar manajemen perubahan
Selamat datang kembali. Mari kita bicara tentang manajemen perubahan. Kadang-kadang hasil dari sebuah proyek adalah alat atau proses baru yang harus diadopsi oleh organisasi. Anda baru saja mempelajari bahwa memahami struktur organisasi dan budaya akan membantu Anda merencanakan dan mengelola proyek Anda. Ini juga akan membantu Anda meluncurkan perubahan dari proyek Anda ke dalam organisasi. Dalam manajemen proyek, proses pengiriman proyek yang selesai dan mengajak orang-orang untuk mengadopsinya disebut manajemen perubahan. Memahami manajemen perubahan dapat memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan sukses dan bahwa organisasi menerima dan mengadopsi rekomendasi dari proyek tersebut. Sebagai contoh, jika Anda meluncurkan sistem pelacakan waktu baru untuk karyawan, proyek tersebut tidak akan berhasil jika karyawan tidak mengadopsi sistem baru tersebut. Ketika Anda memahami manajemen perubahan dan peran Anda dalam proses tersebut, hal itu dapat memastikan peluncuran perubahan yang lancar dan adopsi yang lebih mudah. Adopsi sering kali merupakan langkah pertama bagi proyek Anda untuk mencapai dampak yang diinginkan setelah diimplementasikan.
Mari kita mulai. Sebagai manajer proyek baru, Anda mungkin tidak bertanggung jawab untuk merencanakan semua manajemen perubahan yang diperlukan untuk proyek Anda. Namun, Anda tetap dapat membantu kesuksesan proyek dengan memahami peran Anda dalam proses tersebut dan bagaimana organisasi Anda dapat bereaksi terhadap perubahan tersebut. Penting untuk diakui bahwa orang-orang di dalam organisasi yang langsung terkena dampak oleh perubahan apa pun di tempat kerja. Mengimplementasikan proyek baru dapat berarti perubahan pada proses, anggaran, jadwal, dan peran serta tanggung jawab karyawan. Bahkan perubahan estetika, seperti membangun sayap baru, renovasi lobi, atau beralih ke logo perusahaan baru, berarti karyawan harus beradaptasi dengan hal baru dan berbeda. Sesuatu yang sederhana seperti menambahkan logo baru dapat menyebabkan masalah besar bagi karyawan, yang harus mengganti semua peralatan kantor lama dan memastikan semua orang di kantor menggunakan logo baru dengan benar. Ketika Anda mempertimbangkan keberhasilan proyek Anda, penting untuk memperhatikan perubahan-perubahan yang akan dibutuhkan oleh orang-orang sebagai hasilnya. Memikirkan perubahan-perubahan ini akan mempersiapkan Anda untuk mencapai penerimaan dan adopsi proyek Anda.
Ada banyak model dan strategi manajemen perubahan, dan pencarian internet cepat akan memberikan lebih banyak penjelasan dan contoh daripada yang mungkin Anda butuhkan. Meskipun ada banyak model yang berbeda, semuanya memiliki konsep umum yang sama. Manajemen perubahan dalam manajemen proyek berpusat pada tiga konsep inti dan praktik terbaik. Konsep inti pertama adalah menciptakan rasa memiliki dan urgensi seputar proyek. Rasa memiliki berarti membuat orang lain merasa berdaya untuk bertanggung jawab atas keberhasilan penyelesaian tugas mereka. Urgensi berarti membuat mereka memahami bahwa proyek tersebut penting dan mengidentifikasi tindakan apa yang perlu diambil untuk mendorong proyek tersebut. Ketika anggota tim merasakan rasa memiliki dan urgensi terhadap suatu proyek, hal tersebut meningkatkan minat, motivasi, dan keterlibatan dengan hasil proyek. Konsep inti lainnya adalah mencari kombinasi yang tepat antara keterampilan dan kepribadian saat memilih orang-orang yang akan bekerja di tim Anda. Temukan orang-orang yang pengetahuan dan keterampilannya saling melengkapi. Jika tim Anda dipilihkan untuk Anda, lihat apakah Anda dapat memilih siapa yang ditugaskan untuk tugas-tugas tertentu. Jika itu tidak mungkin, maka penting bagi Anda untuk mencari cara untuk terhubung dengan tim Anda. Hal ini akan membuat mereka antusias tentang proyek sehingga mereka dapat menjadi advokat perubahan saat diperlukan. Salah satu cara efektif untuk memotivasi tim Anda adalah dengan berkomunikasi dengan jelas visi dan pendekatan Anda terhadap proyek. Kemudian Anda dapat berbagi bagaimana Anda melihat semua orang bekerja bersama sebagai tim untuk mewujudkannya. Dengan mengkomunikasikan ide ini dengan jelas, orang lain dapat berbagi visi Anda dan memiliki rasa memiliki dalam mewujudkannya. Konsep inti terakhir adalah komunikasi yang efektif, dan saya tidak bisa menekankan ini cukup: komunikasi adalah kunci. Memiliki komunikasi yang efektif dengan tim Anda berarti menjadi transparan dan jujur dengan rencana dan ide Anda serta membuat informasi tersedia. Pastikan tim Anda, bersama dengan seluruh organisasi, selalu mendapatkan pembaruan tentang kemajuan Anda. Hal ini akan memungkinkan semua orang merasa bahwa mereka terlibat dan menjadi bagian dari proyek.
Setelah proyek Anda selesai, Anda mungkin menghadapi beberapa hambatan atau penolakan. Ingatlah, perubahan tidak terjadi dalam semalam, jadi jangan menyerah begitu saja. Jika Anda mendapat penolakan, Anda dapat mendorong proses dengan membantu orang-orang beradaptasi, memberikan penghargaan atas usaha mereka, dan mengingatkan mereka akan nilai keseluruhan yang diberikan oleh proyek dalam jangka panjang. Memahami proses perubahan dapat membantu Anda menentukan bagaimana Anda dapat mendukung respons yang berhasil terhadap proyek Anda. Sebagai contoh, memahami pentingnya komunikasi akan membantu Anda berhati-hati dalam mengkomunikasikan rencana proyek kepada tim Anda, serta mengkomunikasikan dampak yang diharapkan dari proyek kepada seluruh organisasi. Ingatlah tentang pembelajaran mengenai Manajemen Proyek Agile? Karena ini adalah metodologi populer yang mungkin akan Anda gunakan suatu saat, saya ingin menunjukkan bahwa banyak prinsip Manajemen Proyek Agile sejalan dengan manajemen perubahan yang berhasil. Bag
aimana tim Agile mendekati manajemen perubahan, Anda bertanya? Bersikap terbuka terhadap perubahan adalah nilai inti dalam tim Agile. Anda akan sering menemukan bahwa mereka berada dalam keadaan evolusi atau terus beradaptasi dengan perubahan. Jika terasa sulit untuk diingat semua ini, jangan khawatir. Kita akan terus belajar lebih banyak tentang konsep-konsep ini sepanjang kursus. Yang perlu Anda ketahui adalah, sebagai manajer proyek, Anda dapat menerapkan pendekatan manajemen perubahan yang efektif dalam semua interaksi Anda. Pada video berikutnya, kita akan membahas perbedaan antara mengelola dan berpartisipasi dalam proses tersebut. Sampai jumpa segera.