Pengantar budaya organisasi

Hai lagi, mari kita mulai dengan dua pertanyaan singkat. Apa yang kamu ketahui tentang budaya, dan bagaimana kamu mendefinisikan budaya? Ketika saya mendengar istilah budaya, hal-hal pertama yang terlintas dalam pikiran saya adalah bahasa, makanan, pakaian, dan jenis pakaian. Penting untuk dicatat bahwa ada bagian-bagian budaya lain yang mungkin kurang jelas, tetapi memiliki dampak yang sama pentingnya, seperti kepercayaan, tradisi, dan adat istiadat.

Ketika kita belajar tentang budaya seseorang, kita memperoleh pemahaman yang lebih mendalam dan gambaran yang lebih lengkap tentang siapa mereka dan bagaimana mereka berinteraksi dengan dunia. Hal yang sama dapat terjadi pada organisasi. Budaya organisasi memberikan konteks dan berfungsi sebagai panduan untuk apa yang dihargai oleh orang-orang di dalamnya, bagaimana mereka beroperasi sehari-hari, bagaimana mereka saling berhubungan, dan bagaimana kinerja mereka diharapkan.

Ada banyak cara untuk mendefinisikan budaya organisasi. Beberapa definisi menekankan kerjasama tim dan inovasi, sedangkan yang lain fokus pada perhatian terhadap detail dan pencapaian. Tesis, lokakarya, dan konferensi keseluruhan didedikasikan untuk mendefinisikan dan menganalisis budaya organisasi. Kita hanya memiliki beberapa menit di sini, jadi saya akan mencoba merangkumnya sebaik mungkin.

Budaya organisasi sebagian merupakan nilai-nilai yang dibagikan oleh karyawan, serta nilai-nilai, misi, sejarah, dan sebagainya dari organisasi itu sendiri. Dengan kata lain, budaya organisasi dapat dianggap sebagai kepribadian perusahaan. Memahami budaya suatu organisasi akan membantu kamu mengelola tim dengan lebih efektif untuk mencapai tujuan proyek. Hal ini juga memengaruhi cara kamu merencanakan proyekmu. Kamu perlu mengenal budaya organisasi agar dapat meminimalkan konflik dan menyelesaikan proyek dengan sebanyak mungkin dukungan dan harmoni.

Misi dan nilai-nilai organisasi dapat memberikan petunjuk tentang budayanya. Jika kamu dapat menunjukkan bagaimana proyek mendukung misi perusahaan atau sejalan dengan nilai-nilai perusahaan, kamu akan mendapatkan lebih banyak dukungan dari eksekutif dan pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan dan sumber daya yang kamu butuhkan.

Perhatikan apa yang dihargai oleh para pemimpin di organisasi saat melakukan bisnis.

Apakah tim manajemen peduli tentang kecepatan dibandingkan dengan kesempurnaan?
Bagaimana orang-orang dalam organisasi membuat keputusan?
Apakah mereka dengan cermat mempertimbangkan setiap opsi untuk setiap keputusan? Hal ini akan membantu kamu memahami nilai-nilai yang paling penting bagi mereka dan bagaimana kamu dapat mendekati pengambilan keputusanmu. Jika kamu terjebak dalam proyekmu dan membutuhkan panduan tentang pengambilan keputusan tertentu, atau tidak yakin bagaimana berkomunikasi dengan seseorang di organisasi, meninjau misi dan nilai-nilai mungkin dapat membantumu menentukan cara yang tepat untuk menghadapi situasi tersebut. Berikut adalah contoh: jika perusahaan menghargai stabilitas dan umpan balik pengguna, mungkin mendorongmu untuk memperluas jangka waktu proyek untuk mengizinkan pengujian dan kemudian mengambil keputusan berdasarkan hasil pengujian tersebut. Jika perusahaan menghargai inovasi dan pertumbuhan pendapatan, mungkin mendorongmu untuk jangka waktu yang lebih singkat untuk segera meluncurkan produk, dan mengambil beberapa risiko untuk mencoba ide-ide baru.

Sebagai seorang manajer proyek, ketika kamu memahami berbagai jenis nilai dan apa yang harus diprioritaskan, kamu akan memiliki gambaran tentang bagaimana kamu dapat mempersiapkan percakapan di dalam organisasi. Idealnya, kamu ingin memiliki pemahaman yang baik tentang budaya suatu organisasi sebelum memulai fase pertama proyekmu. Jika kamu sedang menjalani wawancara untuk posisi manajemen proyek, menanyakan tentang budaya adalah cara yang baik untuk memperoleh informasi lebih lanjut tentang perusahaan. Ini juga menunjukkan kepada pewawancara bahwa kamu memiliki pengetahuan tentang dampak budaya pada suatu proyek. Untuk membantu kamu memahami lebih baik budaya suatu organisasi, pertimbangkan pertanyaan berikut.

Bagaimana orang-orang lebih suka berkomunikasi?
Apakah melalui pertemuan yang dijadwalkan, melalui email, atau melalui telepon?
Bagaimana keputusan dibuat, apakah dengan pemungutan suara mayoritas atau persetujuan dari atas?
Apa jenis ritual yang ada ketika seseorang baru datang ke kantor?
Apakah mereka diajak makan siang, diberi tur keliling gedung, atau diperkenalkan kepada staf?
Bagaimana biasanya proyek dijalankan? Apakah mereka lebih suka struktur Klasik, matriks, atau gaya manajemen proyek lainnya?
Dan yang terakhir, praktik, perilaku, dan nilai-nilai seperti apa yang tercermin oleh orang-orang dalam organisasi?
Apakah lembur atau bekerja pada akhir pekan merupakan harapan?
Apakah ada acara sosial yang disetujui oleh perusahaan?

Mengetahui apa yang dihargai oleh perusahaan akan memberikan banyak informasi tentang budayanya dan cara mengatur komunikasi, mengelola harapan, serta mengidentifikasi konflik potensial saat bekerja pada proyekmu. Setelah kamu mulai bekerja pada suatu proyek, berikut adalah beberapa cara untuk menghadapi budaya perusahaan agar dapat memaksimalkan timmu dan memastikan dukungan terhadap proyekmu.

Seperti yang baru saja saya bahas, pastikan untuk mengajukan pertanyaan. Saat kamu mengamati budaya, cobalah bertanya kepada rekan-rekanmu apa yang menurut mereka berjalan dengan baik dan apa yang akan mereka ubah. Rekan-rekanmu mungkin memiliki pendapat yang sama denganmu, dan jika tidak, kamu mungkin belajar sesuatu yang baru yang tidak kamu ketahui selama proses wawancara.

Dalam kedua situasi, kamu akan memiliki pemahaman yang lebih baik untuk mengevaluasi risiko, menyesuaikan proyekmu saat ini, atau lebih siap untuk proyek di masa depan. Juga, penting untuk membuat pengamatan. Penting untuk memahami bagaimana hal-hal berfungsi dan apa yang disukai dan dihormati tentang budaya perusahaan. Ketika bekerja di geografi yang berbeda, penting juga untuk mengetahui adat istiadat yang telah mapan, seperti membungkuk, berjabat tangan, atau menggunakan penutup kepala. Hal ini akan membantu kamu memahami dan membina hubungan yang saling menghormati.

Terakhir, penting untuk memahami dampakmu. Sadari peranmu sebagai agen perubahan. Sebagai agen perubahan, kamu membantu organisasi bertransformasi dengan fokus pada meningkatkan efektivitas dan perkembangan organisasi. Kamu dan proyekmu kemungkinan besar akan berdampak pada organisasi dengan cara tertentu. Kadang-kadang, kehadiran seorang manajer proyek saja sudah menciptakan perubahan dalam lingkungan kantor atau dinamika karyawan. Jika proyekmu membutuhkan perubahan besar yang harus disesuaikan oleh organisasi, perhatikan seberapa ekstrem perubahan tersebut dan cari umpan balik dan persetujuan sejak awal. Perusahaan mungkin tidak setuju dengan jenis perubahan tertentu yang tidak terlihat sejalan dengan misi, visi, atau budaya mereka.

Penting untuk mengenali batasan atau batasan dari perubahan yang akan dilakukan dan memahami apa yang akan menjadi yang paling menguntungkan bagi proyek dan perusahaan secara keseluruhan. Seperti yang dapat kamu lihat, budaya organisasi memiliki pengaruh yang kuat dalam cara keputusan diambil tentang proyek.

Cara suatu organisasi terstruktur biasanya mempengaruhi jenis budaya yang ada. Jadi, penting untuk mempertimbangkan struktur dan budaya saat merencanakan dan melaksanakan proyekmu. Selanjutnya, kita akan membahas cara proyekmu dapat menciptakan perubahan dalam tempat kerja dan bagaimana mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan dan karyawan untuk melaksanakan proyekmu.