Peran Kantor Manajemen Proyek
Dalam pelajaran ini, Anda belajar tentang berbagai jenis struktur organisasi. Manajer proyek memiliki peran kunci dalam organisasi Klasik dan Matrix. Dalam kedua jenis struktur ini, terkadang ada sebuah kelompok yang khusus ditujukan untuk manajemen program di dalam organisasi: Kantor Manajemen Proyek atau yang sering disebut dengan PMO. Dalam pembacaan ini, kita akan membahas tujuan dan fungsi dari Kantor Manajemen Proyek.
Apa itu PMO?​
Kantor Manajemen Proyek, atau PMO, adalah sebuah kelompok di dalam sebuah organisasi yang menentukan, menetapkan, dan membantu menjaga standar dan proses manajemen proyek di seluruh organisasi tersebut. PMO sering berfungsi sebagai pusat koordinasi untuk semua proyek organisasi, membantu proyek-proyek tersebut berjalan dengan lebih lancar dan efisien.
Manajer proyek dalam organisasi dapat bekerja di dalam PMO itu sendiri atau di departemen lain. Sebagai contoh, di Google, terdapat manajer proyek yang bekerja di PMO yang fokus pada keunggulan operasional, namun juga terdapat banyak manajer proyek dan program di departemen-departemen lain dalam organisasi tersebut.
Apa saja fungsi PMO?​
PMO memberikan bimbingan dan dukungan kepada manajer proyek dalam organisasi. Mereka berbagi praktik terbaik, status proyek, dan arahan untuk semua proyek dalam organisasi tersebut, seringkali juga melibatkan diri dalam proyek-proyek strategis. Fungsi utama dari PMO meliputi:
Perencanaan strategis dan tata kelola​
Ini adalah fungsi yang paling penting dari PMO. Hal ini melibatkan mendefinisikan kriteria proyek, memilih proyek berdasarkan tujuan bisnis organisasi, dan kemudian memberikan alasan bisnis untuk proyek-proyek tersebut kepada manajemen.
Praktik terbaik​
PMO membantu menerapkan praktik terbaik dan proses dalam organisasi mereka. Mereka juga berbagi pelajaran yang dipetik dari proyek-proyek sukses sebelumnya. Mereka membantu memastikan konsistensi di antara proyek-proyek organisasi dengan memberikan panduan tentang proses, alat, dan metrik.
Budaya proyek yang umum​
PMO membantu menetapkan praktik budaya proyek yang umum dengan melatih karyawan tentang pendekatan dan praktik optimal. Hal ini membantu menjaga konsistensi dan efisiensi praktik manajemen proyek di seluruh organisasi.
Pengelolaan sumber daya​
PMO sering bertanggung jawab untuk mengelola dan mengalokasikan sumber daya - seperti orang dan peralatan - di seluruh proyek dalam organisasi berdasarkan anggaran, prioritas, jadwal, dan lain-lain. Mereka juga membantu mendefinisikan peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan dalam setiap proyek tertentu. PMO menyediakan pelatihan, pembinaan, dan bimbingan kepada semua karyawan, terutama manajer proyek.
Pembuatan dokumentasi proyek, arsip, dan alat​
PMO berinvestasi dan menyediakan templat, alat, dan perangkat lunak untuk membantu mengelola proyek-proyek. Mereka juga memainkan peran penting dalam menjaga sejarah proyek organisasi mereka. Setelah sebuah proyek selesai, mereka mengarsipkan semua dokumen yang dibuat selama proyek untuk referensi di masa depan dan untuk menangkap pelajaran yang dipetik.
Kesimpulan​
Secara ringkas, tujuan utama dari PMO meliputi: perencanaan strategis dan tata kelola, menerapkan praktik manajemen proyek terbaik, menetapkan budaya proyek yang umum, pengelolaan sumber daya, dan pembuatan dokumentasi proyek, arsip, dan alat. PMO mendukung organisasi mereka dalam mengelola banyak proyek dan membantu menjaga agar semua karyawan bekerja ke arah yang sama dalam mencapai tujuan organisasi.