Bagaimana struktur organisasi berdampak pada manajemen proyek
Hai lagi, siap melanjutkan? Video sebelumnya telah menjelaskan bahwa mengetahui jenis struktur organisasi tempat Anda bekerja memainkan peran penting dalam persiapan dan pelaksanaan proyek. Struktur organisasi memberikan kerangka kerja untuk akuntabilitas dan komunikasi. Sebagai manajer proyek, sangat penting bagi Anda untuk memahami kepada siapa Anda melaporkan dalam setiap proyek, dan juga, siapa anggota tim Anda melaporkan. Mengetahui struktur organisasi juga membantu Anda dalam mengetahui cara dan tempat untuk mendapatkan sumber daya yang Anda butuhkan agar proyek dapat diselesaikan dengan efisien. Dengan memahami struktur organisasi, Anda akan dapat mengidentifikasi bagaimana struktur tersebut mempengaruhi cara Anda mengelola proyek.
Salah satu cara di mana struktur organisasi dapat mempengaruhi cara Anda mengelola proyek adalah melalui wewenang yang diberikan kepada manajer proyek. Wewenang berkaitan dengan kemampuan Anda untuk membuat keputusan yang berdampak pada organisasi dalam proyek tersebut. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memiliki wewenang untuk melakukan hal-hal seperti memilih vendor yang menyediakan layanan atau barang untuk proyek. Namun, terkadang Anda juga mungkin memiliki sekelompok vendor yang sudah dipilihkan untuk Anda. Tingkat wewenang dan tanggung jawab Anda akan bervariasi dari proyek ke proyek.
Cara lain di mana struktur organisasi dapat mempengaruhi manajemen proyek adalah melalui ketersediaan sumber daya. Mengelola proyek menjadi lebih mudah ketika Anda tahu bagaimana mengakses orang, peralatan, dan anggaran yang Anda butuhkan. Mari kita jelajahi bagaimana struktur-struktur yang berbeda dapat mempengaruhi cara Anda mengelola proyek.
Dalam struktur Klasik, Anda mungkin menemukan diri Anda memiliki wewenang yang lebih sedikit dan cakupan yang lebih terbatas. Anda mungkin perlu mengandalkan persetujuan dari manajer, direktur, dan kepala departemen yang tepat untuk dapat melanjutkan dan menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Dalam kasus ini, kemungkinan orang-orang tersebut bertanggung jawab terhadap anggota tim Anda dan sumber daya yang Anda butuhkan. Sebagai manajer proyek yang bekerja dalam struktur Klasik, Anda mungkin bergantung pada manajer-manajer dalam organisasi Anda untuk menyetujui sumber daya yang Anda butuhkan.
Dalam struktur Klasik, Anda mungkin harus melalui serangkaian persetujuan dan berjuang untuk mendapatkan sumber daya tambahan jika Anda membutuhkannya. Misalnya, jika Anda membutuhkan peningkatan anggaran, Anda akan melaporkannya kepada manajer Anda. Kemudian manajer Anda mungkin akan mengajukan permohonan ini kepada manajemen yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuan.
Itulah struktur Klasik; pengaturan tradisional dari atas ke bawah karyawan dan wewenang.
Sekarang, mari kita jelajahi struktur Matrix. Perbedaan utama dengan struktur Matrix adalah bahwa karyawan seringkali memiliki dua atau lebih manajer atau pemimpin dengan siapa mereka harus bekerja dan memberikan laporan. Anggota tim Anda akan memiliki manajer fungsional mereka dan Anda sebagai manajer proyek. Jika anggota tim bekerja pada beberapa proyek, mereka mungkin memiliki manajer lebih banyak lagi. Hal ini dapat mempengaruhi wewenang Anda sebagai manajer proyek, karena Anda perlu bekerjasama dengan lebih dari satu pemimpin dalam organisasi. Anda mungkin perlu berbagi sumber daya dan bernegosiasi mengenai prioritas. Kuncinya adalah memastikan Anda mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda dan siapa yang mengendalikan apa, karena rantai komando tidak selalu terdefinisi dengan jelas seperti dalam struktur Klasik.
Karena tidak selalu ada rantai komando yang jelas dalam struktur Matrix, Anda perlu memastikan Anda telah mengidentifikasi dan berkomunikasi dengan siapa pun yang mungkin perlu Anda laporkan dan minta persetujuan sebelum proyek dimulai. Setelah ini ditetapkan, proyek Anda dalam struktur Matrix seharusnya dapat berjalan dengan efisien. Struktur Matrix menekankan fokus yang kuat pada proyek dari tim dan organisasi. Sebagai manajer proyek, Anda umumnya memiliki otonomi lebih besar untuk membuat keputusan dan mengumpulkan sumber daya sesuai kebutuhan.
Seperti yang saya harap Anda perhatikan, cara sebuah organisasi terstruktur dapat memiliki dampak besar pada perencanaan dan pelaksanaan proyek Anda. Memahami semua ini akan membantu Anda menjalankan dan mengelola proyek dengan lebih efisien. Selanjutnya, saya akan memberi tahu Anda tentang budaya organisasi, faktor lain yang mempengaruhi cara Anda mengelola proyek Anda. Sampai jumpa sebentar lagi.