Peran manajer proyek dalam berbagai struktur organisasi
Pada video sebelumnya, Anda telah mempelajari tentang cara sebuah perusahaan diatur, yang disebut struktur organisasi. Anda juga telah mempelajari bahwa dua struktur organisasi yang paling umum adalah Klasik dan Matrix.
Memahami perbedaan dalam struktur organisasi Klasik dan Matrix dapat membantu Anda mengajukan pertanyaan selama wawancara kerja untuk sepenuhnya memahami peran dan tanggung jawab yang Anda pertimbangkan. Ini juga akan membantu Anda memahami keterampilan mana yang paling penting bagi Anda jika Anda mendapatkan posisi tersebut.
Setelah Anda dipekerjakan dalam sebuah peran, mengetahui struktur organisasi perusahaan dapat membantu Anda mengidentifikasi titik-titik komunikasi penting dan pemangku kepentingan utama. Hal ini juga dapat membantu Anda bergerak di dalam organisasi ketika Anda membutuhkan dukungan atau perlu menentukan siapa yang memiliki kewenangan dalam situasi tertentu. Mari kita telusuri karakteristik dari masing-masing struktur organisasi ini secara lebih detail sehingga Anda dapat mengidentifikasi jenis struktur yang dimiliki oleh suatu organisasi dan bagaimana cara bergerak di dalamnya sebagai seorang manajer proyek.
Struktur organisasi Klasik​
Struktur organisasi Klasik adalah sistem hirarki dari atas ke bawah, di mana seorang Chief Executive Officer (CEO) memiliki otoritas langsung atas beberapa manajer departemen. Manajer departemen memiliki otoritas langsung atas beberapa bagian karyawan lainnya. Sistem ini membutuhkan komunikasi dari atas ke bawah. Dalam struktur Klasik, otoritas berasal dari atas dan menyebar ke bawah. Pembaruan status proyek yang sering mungkin diperlukan untuk disampaikan melalui tingkatan manajemen yang lebih tinggi agar para pemimpin yang lebih tinggi tetap terinformasi.
Organisasi Klasik juga disebut sebagai organisasi fungsional karena organisasi ini dibagi menjadi departemen berdasarkan fungsi. Setiap departemen dipimpin oleh seorang manajer fungsional, dan karyawan dikelompokkan berdasarkan fungsi peran mereka. Misalnya, fungsi utama Friendly Skies Airlines, sebuah perusahaan maskapai penerbangan, adalah mengoperasikan pesawat terbang. Biasanya terdapat departemen yang tersusun secara logis untuk memenuhi fungsi-fungsi penting perusahaan lainnya, seperti Pemasaran, Sumber Daya Manusia, dan Strategi. Karyawan biasanya memiliki keahlian khusus dalam organisasi dan mungkin tidak bekerja di area lain selama operasi sehari-hari.
Mengelola proyek dalam organisasi Klasik​
Friendly Skies Airlines memiliki struktur organisasi Klasik, seperti yang terlihat pada bagan pelaporan atau "org" chart berikut.
Bayangkan bahwa Dewan Direktur Friendly Skies Airlines menyetujui inisiatif untuk melakukan retrofit pesawat yang ada agar dapat mengangkut penumpang lebih banyak. CEO mensponsori tim proyek untuk merancang ulang pesawat. Tim proyek ini akan dipimpin oleh seorang manajer proyek dari departemen Teknik dan Inovasi, dan membutuhkan perwakilan dari Keuangan, Pemasaran, Strategi, dan Operasi, serta beberapa anggota tim lainnya dari departemen Desain untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Biasanya tim proyek tetap berada dalam garis pelaporan mereka sendiri tetapi bertindak sebagai tim yang terkumpul sendiri. Mereka tidak termasuk dalam salah satu departemen fungsional yang ada dalam struktur Klasik. Dalam struktur organisasi Klasik, proyek dibangun dari departemen yang sudah ada untuk membentuk tim.
Jika Anda seorang manajer proyek dalam tipe struktur ini, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan manajer fungsional untuk memahami sumber daya Anda dan kapasitas setiap rekan tim, serta untuk memahami proses internal dan struktur persetujuan setiap fungsi. Otoritas Anda mungkin sedikit terbatas karena prioritas yang bersaing, rantai persetujuan, dan kompleksitas lainnya, tetapi menetapkan harapan di awal akan memungkinkan Anda untuk bergerak di dalam organisasi dan menyelesaikan proyek Anda dengan sukses.
Struktur organisasi Matrix​
Struktur Matrix berbeda dari struktur Klasik dalam hal karyawan memiliki dua atau lebih manajer. Dalam struktur Matrix, Anda masih memiliki orang di atas Anda, tetapi Anda juga memiliki orang di departemen yang berdekatan dengan Anda yang perlu Anda komunikasikan mengenai kemajuan kerja Anda. Area fungsional cenderung saling berpotongan lebih sering, dan tergantung pada sifat pekerjaan, manajer yang bertanggung jawab untuk setiap area memiliki otoritas yang paling tinggi.
Sebagai seorang manajer proyek dalam organisasi Matrix, sebuah tim pada dasarnya memiliki setidaknya dua rantai komando atau manajer. Anda dapat memandang manajer proyek sebagai manajer sementara ketika ditugaskan pada tim tersebut. Manajer fungsional tetap konsisten terlepas dari proyek yang dikelola oleh manajer proyek. Ilustrasi di bawah ini menggambarkan seperti apa struktur organisasi Friendly Skies Airlines jika menggunakan struktur organisasi Matrix.
Mengelola proyek dalam organisasi Matrix​
Bayangkan bahwa Friendly Skies Airlines diorganisasi dalam struktur Matrix. Tim Produk Unggulan mereka mengembangkan kit amenitas baru untuk penerbangan jarak jauh. Mereka meminta Manajer Proyek untuk membantu mengumpulkan materi pemasaran yang menyajikan data penelitian tentang bagaimana produk ini memenuhi keinginan penumpang. Manajer Proyek bekerja atas nama tim Produk Unggulan, tetapi mereka dapat bekerja sama dengan tim Pemasaran untuk membuat materi-materi tersebut.
Anda dapat membaca lebih lanjut tentang gambaran umum mengenai organisasi Matrix dalam.
Poin penting yang perlu diingat​
Dalam kedua struktur organisasi Klasik dan Matrix, manajer proyek harus secara jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk bekerja secara efektif. Namun, dalam sebagian besar organisasi Matrix, beberapa manajer proyek atau kepala departemen mungkin memiliki tingkat otoritas yang sama dengan manajer fungsional dan beroperasi secara langsung.
Sekarang Anda sudah tahu bagaimana mengidentifikasi struktur organisasi Klasik dan Matrix, bagaimana manajer proyek berperan di dalamnya, dan bagaimana struktur organisasi dapat mempengaruhi proyek. Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk menjadi seorang manajer proyek yang hebat dalam struktur organisasi apa pun!