Tinjauan tentang struktur Klasik dan Matriks

Selamat datang kembali. Pada video ini, saya akan membahas konsep struktur organisasi dan peran manajer proyek dalam struktur tersebut. Perlu diingat bahwa peran Anda tidak akan sama untuk setiap tim atau organisasi, karena banyak perusahaan memiliki struktur yang berbeda. Namun, penjelasan ini akan menjadi dasar di mana pun Anda bekerja.

Jadi, apa itu struktur organisasi? Struktur organisasi mengacu pada cara suatu perusahaan atau organisasi diatur atau struktural. Struktur ini juga memberi tahu Anda bagaimana tugas pekerjaan dibagi dan disinkronkan serta bagaimana semua anggota yang berbeda dalam organisasi saling berhubungan. Dengan kata lain, struktur organisasi memberi Anda gambaran tentang siapa yang melapor kepada siapa. Namun, struktur organisasi jauh lebih dari itu.

Memahami berbagai jenis struktur organisasi dapat berfungsi sebagai peta untuk membantu Anda menentukan di mana Anda berada, dengan siapa Anda harus berkomunikasi, dan seberapa sering Anda berkomunikasi dengan mereka.

Sekarang setelah kita memiliki gambaran dasar tentang definisi struktur organisasi, mari kita lihat beberapa hierarki organisasi yang mungkin Anda temui di tempat kerja. Struktur organisasi biasanya digambarkan menggunakan bagan pelaporan atau "org chart," singkatan dari "organizational chart." Bagan pelaporan menunjukkan hubungan antara orang dan kelompok dalam organisasi, dan memberikan detail siapa yang melaporkan kepada setiap orang atau kelompok.

Ada beberapa jenis struktur organisasi yang berbeda. Namun, dalam kursus ini, kita akan fokus pada dua yang lebih populer: Struktur Klasik dan Matrix.

Mari kita mulai dengan yang Klasik. Kelompok Klasik melibatkan apa yang biasanya disebut sebagai struktur "fungsional" atau "atas-ke-bawah." Kelompok Klasik mengikuti rantai komando biasa di mana Chief Executive Officer (CEO) dan eksekutif lainnya berada di puncak, diikuti oleh direktur atau manajer, kemudian oleh bawahan mereka dan seterusnya. Setiap direktur atau manajer ini biasanya mengawasi tim dalam fungsi mereka di organisasi, seperti pemasaran, penjualan, atau sumber daya manusia.

Anda dapat melihat jenis struktur ini berlaku dengan melihat cabang militer. Ambil contoh Angkatan Darat. Anda mungkin masuk ke Angkatan Darat sebagai prajurit, dan melapor kepada seorang sersan yang mengawasi beberapa orang di skuad Anda, dan sersan tersebut pada akhirnya melapor kepada seorang letnan dan seterusnya. Jika organisasi Anda bekerja dalam struktur ini, sebagai manajer proyek, Anda mungkin berkomunikasi secara teratur dengan manajer Anda, orang yang berada di atas Anda secara langsung, dan juga dengan rekan-rekan sejawat Anda yang bekerja pada jenis proyek yang sama dengan Anda.

Tidak selalu ada pendekatan langsung dari atas ke bawah. Ada faktor lain yang berperan membuat struktur organisasi sedikit lebih rumit daripada yang dapat kita lihat di atas kertas. Misalnya, Anda mungkin memiliki tim proyek yang berada di berbagai fungsi. Hal ini umum terjadi di banyak perusahaan, termasuk Google, dan biasanya disebut sebagai struktur Matrix. Anda dapat menganggap struktur Matrix sebagai grid di mana Anda masih memiliki orang di atas Anda, tetapi Anda juga memiliki orang di departemen sebelah yang mengharapkan pembaruan tentang kemajuan kerja Anda. Orang-orang ini mungkin bukan atasan langsung Anda, tetapi Anda bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan mereka, karena mereka mungkin memberikan informasi perubahan pada pekerjaan Anda.

Misalnya, di Google, kami memiliki fungsi-fungsi utama seperti pemasaran, penjualan, dan lainnya, dengan rantai pelaporan yang tradisional. Tetapi kami juga memiliki program-program untuk produk kami, seperti Google Search, di mana tim proyek terdiri dari manajer program, insinyur, desainer pengalaman pengguna (UX), dan seterusnya, dan setiap anggota tim melapor kepada rantai manajemen mereka sendiri. Contoh lain adalah organisasi saya sendiri. Namanya adalah Global Affairs. Saya memiliki seorang manajer langsung yang mengawasi pekerjaan yang saya lakukan, peran inti saya, dan bertanggung jawab untuk memberikan penilaian kinerja saya. Tetapi karena saya bekerja dengan beberapa orang di berbagai tim dan spesialisasi lainnya, saya sering diminta untuk mengelola proyek di mana saya secara tidak resmi bekerja dengan manajer program utama di organisasi lain. Sama seperti manajer saya sendiri, saya memberikan pembaruan kepada manajer program tersebut, mencari persetujuan mereka, dan meminta umpan balik tentang kemitraan dan kemajuan kami.

Jadi, untuk merangkum, struktur Klasik mengikuti sistem pelaporan tradisional dari atas ke bawah, dan struktur Matrix memiliki atasan langsung yang melaporkan kepadanya dan pemangku kepentingan dari departemen atau program lain. Mengetahui jenis struktur organisasi yang Anda kerjakan memainkan peran penting dalam persiapan dan pelaksanaan proyek Anda, bahkan dalam wawancara. Selama wawancara, Anda dapat bertanya tentang jenis struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan dan di mana peran Anda akan berada. Ini akan membantu Anda dan pewawancara berkomunikasi dengan jelas tentang orang-orang yang akan Anda hubungi setiap hari, dan harapan untuk peran tersebut. Pada kursus selanjutnya, Anda akan mendengar dari seorang Googler tentang jenis struktur ketiga, Project Management Office (PMO), yang mungkin Anda temui di beberapa organisasi tempat Anda bekerja atau wawancara. Selamat menikmati.