Pengantar Lean dan Six Sigma
Sekarang, kamu sudah memiliki metodologi Waterfall dan Agile dalam kotak alat manajemen proyekmu, dan Lean Six Sigma adalah satu lagi yang dapat kamu tambahkan. Ini adalah kombinasi dari dua metodologi utama, yaitu Lean dan Six Sigma. Penggunaan Lean Six Sigma umumnya terjadi pada proyek-proyek yang memiliki tujuan untuk menghemat biaya, meningkatkan kualitas, dan mempercepat proses.
Lean Six Sigma juga berfokus pada kolaborasi tim yang mendorong lingkungan kerja yang positif. Konsepnya adalah ketika tim merasa dihargai, motivasi dan produktivitas meningkat, dan seluruh proses berjalan lebih lancar.
Ada lima tahap dalam pendekatan Lean Six Sigma, yaitu define, measure, analyze, improve, dan control, yang dikenal sebagai DMAIC. DMAIC adalah strategi untuk perbaikan proses, yang berarti kamu mencoba mencari masalah yang ada dalam proses saat ini dan memperbaikinya agar semuanya berjalan lebih lancar. Tujuan dari setiap langkah adalah untuk memastikan hasil terbaik mungkin untuk proyekmu.
Seperti halnya dengan Waterfall dan Agile, ada detail-detail lebih spesifik untuk menggunakan DMAIC dan pendekatan Lean Six Sigma. Namun, yang bagus tentang proses DMAIC adalah dapat digunakan untuk memecahkan masalah bisnis apa pun.
Mari kita uraikan lebih lanjut. Tahap pertama adalah mendefinisikan tujuan proyek dan apa yang diperlukan untuk mencapainya. Tahap ini mirip dengan tahap inisiasi dalam manajemen proyek tradisional. Mari kita ambil contoh nyata untuk menjelaskan. Bayangkan bahwa kamu ditugaskan sebagai manajer proyek untuk perusahaan perjalanan besar untuk membantu menyederhanakan dan meminimalkan waktu tunggu layanan pelanggan yang meningkat akibat promosi penjualan baru-baru ini. Sebelum kamu mulai menangani masalah ini, kamu perlu mendefinisikan tujuan proyek dan berbicara dengan pemangku kepentingan tentang harapan mereka terhadap proyek. Dalam kasus ini, tujuannya adalah mengurangi waktu tunggu rata-rata menjadi kurang dari 10 menit dibandingkan dengan 30 menit.
Selanjutnya, saatnya untuk mengukur seberapa baik kinerja proses saat ini. Untuk meningkatkan proses, DMAIC berfokus pada data. Di sini, kamu ingin memetakan proses saat ini dan menemukan dengan tepat di mana masalahnya berada dan jenis efek yang ditimbulkan oleh masalah tersebut terhadap proses. Dalam contoh kita, kamu mencoba mencari tahu mengapa perusahaan perjalanan membutuhkan waktu lama untuk menangani masalah layanan pelanggan. Untuk melakukannya, kamu melihat data perusahaan seperti waktu tunggu rata-rata, jumlah pelanggan per hari, dan variasi musiman. Selanjutnya, kamu akan membuat rencana untuk mendapatkan data tersebut dan seberapa sering mengukurnya. Ini bisa berupa membuat perusahaan menghasilkan laporan secara mingguan, bulanan, atau triwulanan. Dalam situasi lain, kamu mungkin membuat karyawan atau pelanggan mengisi survei atau melihat
catatan inventaris, pengiriman, dan pelacakan.
Setelah kamu memiliki data dan pengukuran, kamu dapat melanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu menganalisis. Di sini, kamu akan mulai mengidentifikasi kesenjangan dan masalah. Dalam contoh kita, setelah memetakan proses dan titik data, kamu mungkin melihat bahwa jumlah karyawan tidak memadai pada hari-hari dengan jumlah pelanggan yang paling tinggi. Analisis data penting bagi manajer proyek, terlepas dari metode yang kamu pilih, dan kita akan mempelajarinya lebih lanjut dalam kursus mendatang.
Dari data yang kamu miliki, kamu akan memahami secara mendalam penyebab dan solusi untuk melanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu perbaikan. Seringkali, manajer proyek ingin langsung melompat ke tahap ini, tetapi perbaikan dalam proyek dan peningkatan proses harus dilakukan setelah analisis yang cermat. Inilah saatnya kamu menyajikan temuanmu dan bersiap-siap untuk memulai perbaikan. Dalam contoh kita, ini bisa berarti memodifikasi jumlah karyawan untuk mengatasi kebutuhan pelanggan.
Langkah terakhir dari siklus ini adalah pengendalian. Kamu telah membawa proses dan proyek ke tempat yang baik, dan sekarang saatnya untuk menerapkannya dan menjaganya tetap berjalan. Pengendalian berkaitan dengan belajar dari pekerjaan yang kamu lakukan di awal untuk mengimplementasikan proses baru dan dokumentasi serta terus memantau agar perusahaan tidak kembali ke cara lama yang tidak efisien.
Secara keseluruhan, kamu dapat mengingat DMAIC dengan cara ini: mendefinisikan memberitahumu apa yang harus diukur, pengukuran memberitahumu apa yang harus dianalisis, analisis memberitahumu apa yang harus diperbaiki, dan perbaikan memberitahumu apa yang harus dikendalikan.
Lean Six Sigma dan pendekatan DMAIC ini ideal ketika tujuan proyek melibatkan perbaikan proses saat ini untuk mengatasi masalah yang kompleks atau berisiko tinggi, seperti meningkatkan penjualan, konversi, atau menghilangkan hambatan dalam proses. Mengikuti proses DMAIC mencegah kemungkinan melewati langkah-langkah penting dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek.
Ada banyak cara di luar sana yang memecah aliran manajemen proyek menjadi fase dan pendekatan yang mudah dipahami, semuanya dengan tujuan akhir yang sama yaitu mencapai hasil yang diinginkan sebaik mungkin dan memberikan nilai terbaik. Seperti yang saya katakan sebelumnya, di Google kami mengikuti berbagai pendekatan yang berbeda. Misalnya, tim teknik yang merilis produk yang berfokus pada pelanggan mungkin menggunakan Agile secara utama dalam membuat produk, tetapi memutuskan untuk memasukkan beberapa aspek manajemen proyek Waterfall untuk perencanaan dan dokumentasi. Tim layanan pelanggan mungkin fokus pada menggunakan Lean Six Sigma untuk meningkatkan pengalaman pengguna, seperti menawarkan fitur baru berdasarkan anal
isis terbaru. Namun, tim tersebut mungkin mengembangkan bagian kode dan mengimplementasikan fitur menggunakan iterasi dan sprint Agile untuk memungkinkan perubahan. Atau salah satu tim pendidikan dan pelatihan internal kami mungkin fokus sepenuhnya pada manajemen proyek Waterfall untuk mencapai tujuan terarah agar semua karyawan menyelesaikan pelatihan kepatuhan tahunan. Di sini, Waterfall masuk akal karena persyaratan program pelatihan tersebut tetap dan demikian juga batas waktu dan tujuannya.
Hal terpenting adalah mengetahui berbagai metode dan alat untuk dapat dengan percaya diri menerapkan apa yang terbaik untukmu, timmu, dan tujuan akhirmu. Tidak ada resep yang pasti untuk menjalankan proyek dengan sempurna karena selalu ada bagian-bagian yang tidak dapat dikendalikan sepenuhnya. Tetapi kabar baiknya, kamu dapat mencapai hasil yang sangat baik dengan keterampilan yang kamu kembangkan melalui pembelajaran tentang kerangka kerja yang berbeda ini.