Fase dalam tindakan: Eksekusi dan penutupan
Selamat datang kembali. Kita baru saja mempelajari tugas inti yang perlu diselesaikan dalam dua fase pertama siklus hidup proyek, yaitu inisiasi proyek dan pembuatan rencana. Sekarang, saatnya untuk mengimplementasikan rencana-rencana Anda.
Sebagai seorang manajer proyek, pekerjaan utama Anda bukanlah melakukan semua tugas secara langsung. Peran utama Anda adalah mengelola kemajuan proyek secara keseluruhan. Ini berarti Anda akan mengawasi upaya tim Anda dan memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka, tugas apa yang harus dilakukan, serta bagaimana dan kapan tugas-tugas tersebut harus diselesaikan.
Anda juga bertanggung jawab untuk membantu mengatasi setiap hambatan yang muncul dan memberi tahu orang yang tepat jika terlihat ada kemungkinan keterlambatan proyek. Untuk itu, Anda perlu berkomunikasi dengan tim Anda dan orang lain yang terlibat dalam proyek melalui pertemuan, komunikasi tertulis seperti memo, email, atau alat chat internal, serta dokumen kerja seperti laporan tugas.
Pertimbangan khusus, jika ragu, lebih baik berkomunikasi secara berlebihan. Saat proyek Anda berlangsung, Anda akan melakukan penyesuaian terhadap jadwal, anggaran, dan alokasi sumber daya, sambil secara jelas mengkomunikasikan pembaruan sepanjang jalan.
Setelah semua tugas selesai dan Anda mencapai tujuan proyek, saatnya untuk menutup proyek. Tahap ini sering diabaikan karena seringkali diasumsikan bahwa setelah tujuan proyek tercapai, semua orang dapat melanjutkan ke hal lain. Namun, perlu diingat bahwa masih banyak yang perlu dilakukan.
Pertama, periksa apakah semua tugas telah selesai, termasuk pekerjaan yang ditambahkan seiring berjalannya proyek. Pastikan semua faktur yang belum terbayar telah dibayarkan, sumber daya dikembalikan dan dicatat, serta dokumen proyek telah diserahkan. Selanjutnya, dan ini sangat penting, dapatkan konfirmasi bahwa hasil akhir proyek Anda diterima oleh pihak yang Anda serahkan. Ini sangat penting untuk kesuksesan proyek Anda bahwa orang yang meminta Anda untuk mengelola proyek merasa puas dengan hasil akhirnya.
Setelah proyek Anda diterima sebagai pencapaian tujuannya, luangkan waktu untuk merenungkan hal-hal yang berjalan dengan baik dan mungkin hal-hal yang tidak berjalan sebaik yang diharapkan. Refleksi ini biasanya disebut sebagai retrospektif, dan ini adalah kesempatan untuk mencatat praktik terbaik dan belajar bagaimana mengelola proyek Anda lebih efektif di masa depan, bahkan jika semuanya berjalan dengan baik. Catatan dari retrospektif Anda juga berharga bagi orang atau organisasi yang menerima hasil akhir proyek. Hal ini karena mereka dapat menggunakan informasi tersebut untuk menginformasikan keputusan tentang bisnis mereka ketika mereka
mempertimbangkan proyek di masa depan.
Sekarang saatnya untuk mengumpulkan semua dokumen proyek yang Anda buat atau kumpulkan selama perjalanan, termasuk semua rencana dan refleksi Anda, dan bagikan hasil akhir proyek kepada stakeholder Anda. Ingat, stakeholder adalah orang-orang yang tertarik dan terpengaruh oleh penyelesaian dan kesuksesan proyek Anda. Bergantung pada jenis proyek, stakeholder dapat meliputi tim manajemen departemen atau organisasi, klien atau pelanggan produk atau layanan Anda, pengguna alat atau proses baru Anda, atau bahkan komunitas secara umum jika Anda merencanakan pertemuan umum komunitas.
Tip profesional, stakeholder memainkan peran besar dalam pengembangan dan kesuksesan proyek Anda. Anda akan mempelajari lebih banyak tentang pemain kunci ini nanti. Namun, sekarang, ketahuilah bahwa mereka seperti orang VIP dalam proyek Anda. Selanjutnya, luangkan waktu untuk merayakan upaya yang telah dilakukan oleh tim Anda dalam proyek tersebut. Perayaan membantu orang merasa bangga atas pekerjaan yang telah mereka lakukan dan melihat pekerjaan tersebut sebagai sesuatu yang memotivasi dan memuaskan, karena memang begitulah adanya.
Beberapa ide untuk perayaan kecil termasuk mengirim email kepada seluruh perusahaan atau tim, berterima kasih kepada tim dan mengakui upaya individu. Untuk proyek besar, Anda bahkan bisa mempertimbangkan pesta perusahaan untuk merayakan tim dan keberhasilan proyek.
Terakhir, Anda dan tim Anda dapat secara resmi melanjutkan dari proyek tersebut sehingga Anda dapat melanjutkan proyek-proyek baru di masa depan. Yah, seperti yang Anda lihat, menjadi seorang manajer proyek adalah pekerjaan yang banyak, tetapi sangat memuaskan, dan semuanya dapat dikelola dengan baik ketika Anda mengikuti siklus hidup proyek. Anda dapat melihat bagaimana organisasi, komunikasi, dan perbaikan yang Anda berikan pada berbagai aspek proyek dapat membuat tim secara keseluruhan lebih efektif dan efisien, dan Anda dapat memiliki dampak pada banyak aspek proyek dengan cara yang lebih besar daripada jika Anda fokus pada satu tugas di proyek.
Sama seperti seorang pelatih dengan tim olahraga, meskipun Anda sebenarnya tidak bermain peran langsung dalam permainan, bimbingan, komunikasi, dan pembangunan tim Anda dapat membuat perbedaan dalam sebuah tim yang bahagia, berkinerja tinggi, dan sukses. Pada kursus-kursus selanjutnya, kami akan membahas masing-masing fase proyek ini, dan Anda akan mempelajari metode, teknik, dan alat yang akan membantu Anda. Untuk saat ini, kami hanya ingin Anda menjadi akrab dengan proses manajemen proyek secara umum, dan kami akan membagikan beberapa istilah dan konsep yang digunakan dalam bidang ini yang perlu Anda ketahui saat Anda mengembangkan keterampilan manajemen proyek Anda. Berikutnya, kami akan memperkenalkan
dua metodologi proyek yang lebih populer, Waterfall dan Agile. Sampai jumpa.