Fase dalam tindakan: Inisiasi dan perencanaan
Tentu! Berikut adalah teks yang telah dibagi menjadi beberapa paragraf, dengan beberapa kata atau kalimat yang penting ditebalkan:
Sekarang setelah kita telah membahas siklus hidup proyek, kita akan menjelajahi beberapa tugas yang sesuai dengan setiap fase siklus hidup tersebut. Tetapi sebelum itu, mari kita tinjau kembali fase-fasenya.
Fase-fase siklus hidup proyek adalah menginisiasi proyek, membuat rencana, melaksanakan dan menyelesaikan tugas, serta menutup proyek. Bagus. Mari kita kembali ke tugas-tugas yang perlu diselesaikan selama setiap fase.
Pada video ini, kita akan fokus pada dua fase awal siklus hidup proyek, yaitu menginisiasi proyek dan membuat rencana. Penting untuk ditekankan bahwa nama atau tugas untuk setiap fase dapat berubah atau sedikit berbeda tergantung pada jenis proyek atau organisasi tempat Anda bekerja.
Di Google, kami menggunakan beragam metode manajemen proyek yang berbeda, yang akan Anda pelajari lebih lanjut nanti dalam kursus ini. Tetapi terlepas dari metode yang digunakan, semua proyek memiliki banyak tugas yang sama yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Jadi, mari kita mulai.
Langkah pertama dari siklus hidup proyek adalah menginisiasi proyek. Selama inisiasi, Anda akan mengorganisir semua informasi yang Anda miliki tentang proyek Anda. Dengan begitu, ketika Anda siap melanjutkan, Anda akan siap untuk fase berikutnya, yaitu membuat rencana.
Mendefinisikan tujuan proyek membuat detail proyek Anda menjadi jelas sehingga Anda dan tim Anda dapat menyelesaikan proyek dengan sukses. Sebagai contoh, jika tujuan proyek adalah mengelola kampanye politik, maka beberapa hasil yang diharapkan, seperti tugas-tugas atau hasil yang spesifik, mungkin adalah mengumpulkan $5.000 atau mendapatkan 500 tanda tangan dukungan untuk tujuan kandidat Anda.
Dengan hal ini di pikiran, Anda perlu melakukan penelitian untuk menghasilkan ide-ide yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda. Anda juga perlu mencari tahu sumber daya yang tersedia. Sumber daya dapat meliputi orang, peralatan, program perangkat lunak, vendor, ruang fisik atau lokasi, dan lain sebagainya. Segala sesuatu yang Anda perlukan untuk benar-benar menyelesaikan proyek dianggap sebagai sumber daya.
Sekarang sebagai seorang manajer proyek, Anda akan mencatat semua detail ini dalam proposal proyek Anda dan kemudian mendapat persetujuan dari pengambil keputusan atau sekelompok pengambil keputusan di perusahaan Anda agar Anda dapat melanjutkan rencana proyek Anda. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menjadi pengambil keputusan, jadi pastikan untuk mempertimbangkan serangkaian faktor yang sama saat menginisiasi proy
ek Anda sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Jangan khawatir, Anda akan mempelajari semua detail tentang bagaimana membuat proposal proyek. Kami akan membahas lebih detail apa itu proposal proyek dan bagaimana cara membuatnya nanti dalam kursus ini.
Voila, setelah proyek Anda disetujui, Anda akan beralih ke langkah kedua dari siklus hidup proyek, yaitu membuat rencana. Pada fase ini, Anda akan membuat anggaran dan menetapkan jadwal proyek. Anda akan membentuk tim proyek dan menentukan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota.
Anda mungkin berpikir, "Mengapa kita tidak langsung memulai saja?" Tetapi itulah halnya dengan manajemen proyek, perencanaan yang sengaja adalah kunci keberhasilan proyek. Bagian penting dari manajemen proyek adalah merencanakan risiko dan perubahan. Seorang manajer proyek berpengalaman tahu bahwa rencana selalu berubah. Kemampuan untuk beradaptasi ini semua tentang berpikir dan merencanakan ke depan.
Penundaan jadwal, perubahan anggaran, persyaratan teknologi dan perangkat lunak, masalah hukum, pengendalian kualitas, dan akses ke sumber daya hanyalah beberapa jenis risiko dan perubahan yang lebih umum yang perlu dipertimbangkan oleh seorang manajer proyek. Oleh karena itu, penting untuk diingat bahwa perencanaan adalah kunci untuk mengurangi risiko tersebut. Tetapi jangan khawatir, jika gagasan tentang risiko tampak sedikit menakutkan saat ini, dalam kursus-kursus berikutnya, kami akan mengajarkan Anda tentang memahami risiko secara mendalam. Yang penting adalah jangan melewati langkah ini dan selalu membuat rencana. Lagi pula, keberhasilan proyek Anda tergantung padanya.
Setelah Anda memiliki rencana, Anda akan mengkomunikasikan semua informasi ini kepada tim Anda. Dengan demikian, setiap anggota akan mengetahui tugas apa yang akan mereka tangani dan apa yang harus dilakukan jika mereka memiliki pertanyaan atau menghadapi masalah. Anda juga akan mengkomunikasikan rencana Anda kepada orang lain yang memiliki kepentingan dalam kesuksesan proyek, sehingga mereka mengetahui rencana dan kemajuan Anda saat proyek terus berjalan.
Bagus sekali, kita sudah mencapai setengah perjalanan melalui langkah-langkah siklus hidup proyek. Selanjutnya, kita akan melihat dua fase yang tersisa, yaitu melaksanakan dan menyelesaikan tugas dan menutup proyek. Sampai jumpa sebentar lagi.