Skip to main content

Studi kasus: Pentingnya setiap fase proyek

Konsekuensi dari Terburu-buru dalam Fase Proyek​

Ini adalah Jumat malam ketika Jason, seorang manajer proyek di sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak realitas virtual, menerima panggilan darurat dari manajernya, Mateo. Mateo memberitahu Jason bahwa dia membutuhkan perkiraan biaya dan jadwal untuk program pelatihan realitas virtual bagi Flight Simulators, Inc., sebuah perusahaan yang melakukan pemeliharaan pesawat, menjelang akhir pekan.

Jason menghabiskan akhir pekan untuk membuat proposal untuk Flight Simulators, Inc. Dia dengan cepat menyusun proposal yang memperkirakan biayanya sebesar $200.000 dan membutuhkan waktu enam minggu untuk mengembangkan kursus tersebut. Ini adalah biaya dan jangka waktu standar untuk pengembangan pelatihan di platform perusahaan tempatnya bekerja. Dia mengirimkan proposal tersebut kepada Flight Simulators, Inc. agar bisa memenuhi batas waktu yang ditetapkan.

Ketika Jason tiba di kantor pada hari Senin pagi, Mateo memberitahunya bahwa dia mendapat teguran karena tidak mengikuti proses perusahaan dalam menyusun proposal dan melibatkan insinyur dalam proses tersebut. Para insinyur melihat informasi yang disampaikan oleh Flight Simulators, Inc. dan menyadari bahwa perangkat lunak perusahaan mereka tidak kompatibel dengan platform mereka. Diperlukan waktu enam bulan untuk mengembangkan platform mereka agar sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak organisasi ini, dan tambahan enam bulan untuk menguji perangkat lunak dan integrasi platform. Biaya pengembangan dan pengujian perangkat lunak ini akan melebihi satu juta dolar.

Proyek ini telah gagal sebelum dimulai. Tidak mungkin untuk menyelesaikan permintaan dari Flight Simulators, Inc. tanpa memengaruhi anggaran, kualitas, dan jadwal.

Apa yang seharusnya terjadi​

Ketika manajernya menelepon, Jason memberitahunya bahwa meskipun dia memahami bahwa Mateo ingin membuat pelanggan senang dengan memberikan proposal dengan cepat, dia ingin meluangkan sedikit waktu lebih banyak untuk menyusun proposal dengan benar. Jason memberitahu Mateo bahwa dia akan menulis email kepada Flight Simulators, Inc. dan meminta waktu tambahan untuk mengembangkan proposal yang akurat dan wajar. Mateo ragu, tetapi setuju.

Pada hari Senin pagi, Jason melihat bahwa Flight Simulators, Inc. telah menanggapi permintaannya. Mereka menghargai fakta bahwa dia mengomunikasikan kekhawatirannya tentang permintaan proposal yang cepat. Mereka mengatakan mereka akan memberinya waktu seminggu untuk bekerja dengan timnya dan memberikan perkiraan untuk proyek tersebut.

Sekarang Jason memiliki waktu untuk melibatkan semua pemangku kepentingan utama dalam memperkirakan upaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, termasuk biaya, jadwal, dan sumber daya.

Mari terapkan siklus hidup proyek pada proyek ini.

Menginisiasi proyek​

Ini adalah fase yang terburu-buru oleh Jason dalam skenario pertama. Idealnya, dalam fase ini, Jason mendiskusikan tujuan proyek dengan Flight Simulators, Inc. untuk memahami dengan jelas apa yang mereka minta. Setelah Jason telah menentukan tujuan proyek, dia dapat mengumpulkan pemangku kepentingan dan anggota tim proyek untuk menentukan apa yang perlu dilakukan untuk berhasil menciptakan pelatihan ini untuk Flight Simulators, Inc. Jason mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan, jangka waktu, dan biaya untuk mengembangkan pelatihan tersebut. Dia mengidentifikasi dan mendokumentasikan nilai yang proyek ini ciptakan bagi perusahaan. Dia mempresentasikan semua informasi yang telah dia kumpulkan kepada tim kepemimpinan perusahaannya, yang menyetujui proposal Jason. Jason kemudian mengirimkan proposal tersebut kepada Flight Simulators, Inc., dan mereka menerimanya.

Membuat rencana​

Sekarang bahwa Jason mendapat lampu hijau untuk bekerja pada proyek tersebut, dia membuat rencana proyek untuk mencapai tujuan dari awal hingga akhir. Memiliki rencana yang disusun memastikan bahwa semua anggota tim dan pemangku kepentingan siap untuk menyelesaikan tugas mereka. Jason menguraikan batas waktu penting dan tugas-tugas untuk proyek agar berhasil. Dia membuat jadwal untuk memperhitungkan semua sumber daya, materi, dan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas​

Selama fase proyek ini, tim proyek Jason menjalankan rencananya dengan melaksanakan pekerjaan. Jason memantau timnya saat mereka menyelesaikan tugas-tugas proyek. Perannya sebagai manajer proyek bukanlah menyelesaikan tugas-tugas individu tetapi membantu mengatasi hambatan yang dapat melambatkan atau menghentikan tim dalam menyelesaikan tugas mereka. Jason juga bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan harapan jadwal dan kualitas. Jason menggunakan keterampilan komunikasinya untuk menjaga Flight Simulators, Inc. tetap terinformasi tentang status proyek dan mengumpulkan umpan balik dari mereka. Ini menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan dalam anggaran.

Tim Jason telah berhasil menyelesaikan pelatihan tersebut, dan dia memberikannya kepada Flight Simulators, Inc. Mereka sangat puas dengan hasilnya! Sekarang Jason siap menutup proyek ini dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Sebelum menutup bab ini, Jason dan timnya mendiskusikan dan mendokumentasikan pelajaran yang dipetik dari proyek. Apa yang berjalan dengan baik, dan apa yang bisa berjalan lebih baik di masa depan? Jason juga mengadakan acara makan siang kecil untuk timnya untuk merayakan dan mengakui kerja keras mereka.

Kesimpulan penting​

Mungkin terlihat seperti banyak pekerjaan untuk menjalani siklus hidup proyek secara keseluruhan, tetapi dampak jangka panjangnya pada proyek Anda sangat besar! Tugas Anda sebagai manajer proyek adalah memastikan bahwa para pemimpin benar-benar memahami risiko dari tidak mempersiapkan proyek dengan baik. Mengasumsikan hal-hal yang tidak benar dapat mengancam perusahaan Anda. Sebaliknya, meluangkan waktu untuk dengan hati-hati memulai, merencanakan, melaksanakan, dan menutup proyek Anda akan menghasilkan kesuksesan proyek dan hubungan kerja yang baik dengan pelanggan.