Menjelajahi fase siklus hidup proyek
Tidak ada dua proyek yang sama persis, yang berarti ada banyak cara yang berbeda untuk mengelolanya. Setiap proyek memiliki kebutuhan dan faktor-faktor sendiri yang mempengaruhi bagaimana Anda akan mengambil tindakan dan mencapai tujuan Anda. Ada banyak cara untuk mengelola proyek dan tidak selalu ada satu cara yang benar untuk melakukannya.
Bayangkan ini, Anda mengelola proyek kampanye politik untuk seorang kandidat lokal. Untuk mewujudkannya, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal seperti sumber daya yang tersedia, orang-orang yang akan bekerja dengan Anda, tanggal pemilihan, dan lokasi. Anda perlu memperhatikan banyak detail untuk berhasil menyelesaikan proyek Anda. Karena begitu banyak hal yang dapat mempengaruhi sebuah proyek, penting untuk memahami struktur dasarnya. Kami menyebut struktur ini sebagai siklus hidup proyek. Siklus hidup merupakan cara yang baik untuk memandu proyek Anda ke arah yang benar sehingga Anda dan proyek Anda tetap berada pada jalur yang tepat dan mencapai tujuan yang diinginkan.
Sebagian besar siklus hidup proyek memiliki empat fase utama, masing-masing dengan serangkaian tugas dan perhatian sendiri. Fase utama dari suatu proyek adalah memulai proyek, membuat rencana, melaksanakan dan menyelesaikan tugas, dan akhirnya menutup proyek. Mari kita bicarakan tentang fase pertama, memulai proyek. Ini adalah titik tolak bagi seluruh proses proyek Anda. Dalam fase ini, Anda akan mendefinisikan tujuan dan hasil yang ingin dicapai dalam proyek, mengidentifikasi anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan, orang-orang yang terlibat dalam proyek Anda, dan detail lainnya yang dapat mempengaruhi keberhasilan penyelesaian proyek Anda. Anda akan mendokumentasikan semua informasi ini dalam satu tempat untuk menunjukkan nilai proyek, dan mudah-mudahan mendapatkan persetujuan untuk melanjutkan.
Setelah proyek disetujui, saatnya untuk bertindak. Selanjutnya, Anda akan membuat rencana tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan proyek. Ada berbagai cara untuk merencanakan proyek Anda, dan nanti kami akan membahas beberapa metode dan teknik yang berbeda. Saat ini, yang penting untuk diketahui adalah bahwa untuk setiap proyek, membuat rencana tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan Anda adalah sangat penting. Pikirkan tentang ini. Anda tidak bisa mempekerjakan kontraktor untuk membangun rumah tanpa merencanakan seperti apa tampilannya atau berapa banyak biayanya. Pertimbangan yang sama berlaku untuk setiap proyek yang Anda kelola. Agar efektif, rencana Anda perlu mencakup banyak hal. Misalnya, anggaran, rincian semua tugas yang perlu diselesaikan, cara untuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab tim, jadwal, sumber daya, dan langkah untuk mengatasi masalah atau perubahan yang mungkin terjadi dalam proyek.
Setelah Anda memiliki rencana, saatnya untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Penting untuk dicatat bahwa tim proyek Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas proyek. Sebagai seorang manajer proyek, peran Anda sedikit berbeda. Meskipun Anda mungkin bertanggung jawab untuk menyelesaikan beberapa tugas dalam proyek, tugas utama Anda sebagai manajer proyek adalah memantau kemajuan dan menjaga motivasi tim Anda. Anda juga menghilangkan hambatan-hambatan yang mungkin muncul sehingga tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu.
Terakhir, setelah semua tugas selesai, semua sumber daya telah dihitung, dan proyek telah mencapai titik akhirnya, saatnya untuk menutup proyek. Mengapa menutup proyek penting? Salah satu alasan utamanya adalah agar tim Anda memiliki waktu untuk merayakan semua kerja keras mereka. Menutup proyek juga merupakan kesempatan untuk mengevaluasi bagaimana proyek tersebut berjalan. Anda dapat mencatat apa yang berhasil dan apa yang tidak sehingga Anda dapat merencanakan lebih baik untuk lain kali. Bahkan jika proyeknya sukses besar, tetap penting untuk meluangkan waktu untuk refleksi. Menutup proyek juga merupakan cara yang baik untuk terhubung dengan pihak lain di luar tim Anda yang mungkin tertarik dengan tujuan proyek. Anda dapat memberi tahu semua orang tentang apa yang telah diselesaikan dan pencapaian apa yang telah diraih.
Beberapa proyek, seperti contoh kampanye politik, memiliki tanggal akhir yang pasti. Begitu proyek selesai, itu sudah selesai. Tidak ada lagi pekerjaan yang harus dilakukan. Proyek lain memiliki garis finish yang berbeda. Misalnya, proyek di mana Anda mengimplementasikan sistem pemesanan baru di sebuah restoran dianggap selesai setelah sistem tersebut diatur dan karyawan mengetahui cara kerjanya. Pada titik itu, tujuan Anda sudah tercapai. Saatnya untuk menyerahkan proyek kepada kelompok lain yang bertugas untuk memberikan dukungan dan memastikan sistem tetap berjalan sehari-hari.
Contoh lain adalah ketika saya menjadi manajer proyek untuk pembuatan dasbor yang akan digunakan oleh berbagai pemangku kepentingan di organisasi saya. Dasbor ini akan menampilkan informasi yang relevan untuk setiap pemangku kepentingan, tergantung pada tim yang mereka ikuti dalam organisasi yang lebih luas. Saya mengelola proyek dari awal, mulai dari menulis visi proyek hingga penyerahan dasbor. Setelah saya menyerahkan produk akhir, saya memindahkan pembaruan data setiap tim dan halaman dasbor yang sesuai kepada tim masing-masing. Bayangkan seperti menyerahkan kunci rumah yang baru dibangun kepada pemilik baru. Proyek pembangunan rumah sudah selesai, dan sekarang terserah pemilik untuk merawat rumah dan pemeliharaannya.
Itulah siklus hidup proyek. Nama yang tepat untuk setiap fase mungkin berbeda tergantung pada jenis proyek atau organisasi tempat Anda bekerja. Ide umum tetap sama. Mengikuti proses proyek yang akan Anda pelajari dalam kursus ini akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam manajemen proyek. Selanjutnya, kita akan melihat lebih dekat apa yang terjadi selama setiap fase siklus hidup proyek tradisional.