Mitos umum tentang manajer proyek

Kita telah membahas tentang keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang project manager agar berhasil dalam perannya. Sekarang, mari kita membongkar beberapa mitos umum tentang apa yang diperlukan untuk menjadi seorang project manager yang efektif.

Mitos: Anda harus menjadi ahli di bidang tersebut dan memiliki pengetahuan teknis yang banyak tentang proyek.

Realitas: Ada manfaat bagi seorang project manager yang tidak memiliki pengetahuan teknis yang banyak tentang suatu proyek. Alih-alih terjebak dalam detail teknis saat berkomunikasi dengan manajemen dan pemangku kepentingan, seorang project manager dapat melihat semua elemen yang dikerjakan oleh tim lintas fungsional dan mengevaluasi bagaimana setiap elemen tersebut berkontribusi pada kesuksesan proyek. Sebagai seorang project manager, Anda merekrut anggota tim yang tepat—dengan keahlian yang berbeda-beda—dan mempercayai mereka untuk fokus pada aspek teknis proyek. Tugas Anda adalah menangani komunikasi, dokumentasi, dan organisasi yang diperlukan untuk membawa proyek menuju kesuksesan.

Skenario: Jamar baru saja mendapatkan pekerjaan manajemen proyek pertamanya di sebuah perusahaan konstruksi. Dia ditugaskan untuk mengelola konstruksi sekolah dasar baru di kotanya. Dia tidak diharapkan untuk menguasai semua keterampilan teknis, seperti rekayasa, konstruksi, pipa, dan listrik; dia merekrut orang-orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Dia mengkomunikasikan kebutuhan, jadwal, dan harapan proyek kepada anggota tim dan pemangku kepentingan, serta membantu mengatasi hambatan-hambatan yang menghalangi penyelesaian proyek tepat waktu. Jamar membantu insinyur dan pekerja konstruksi berkomunikasi satu sama lain untuk memastikan bahwa mereka semua memahami persyaratan proyek dengan baik. Dia memastikan bahwa material tersedia tepat waktu untuk para tukang pipa dan tukang listrik.

Intinya: Project manager merekrut para ahli dan membantu menggabungkan semua elemen proyek. Project manager tidak perlu menjadi ahli di setiap bidang.

Mitos: Hanya orang-orang dengan pengalaman yang banyak di dalam suatu organisasi yang dapat mengelola proyek dengan sukses.

Realitas: Salah satu kesalahpahaman umum adalah bahwa hanya mereka yang memiliki pengalaman dan kesuksesan yang signifikan di dalam suatu organisasi yang dapat mengelola proyek di sana. Untuk berhasil mengelola proyek di setiap organisasi, Anda harus memperoleh keterampilan, pengetahuan, alat, dan teknik yang diperlukan serta dapat mengaplikasikannya. Anda tidak perlu secara khusus telah bekerja dalam peran sebelumnya di organisasi tersebut. Dalam mengambil sertifikasi ini, Anda sedang belajar dan berlatih bagaimana menjadi seorang project manager yang efektif sebelum mengemban posisi tersebut.

Skenario: Sofia adalah seorang supervisor di pusat panggilan layanan pelanggan yang besar. Ia telah diakui oleh pimpinan sebagai salah satu performer terbaik. Sebagai penghargaan, manajemen menawarkannya peran sebagai project manager untuk implementasi program perangkat lunak pusat panggilan baru. Tugasnya adalah mengawasi instalasi, pelatihan, dan implementasi proses baru tersebut. Sofia mencoba mengelola proyek tersebut, tetapi ia tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana proyek, mengelola anggota timnya, mengidentifikasi risiko, atau menangani tugas-tugas manajemen proyek lainnya. Ia memberitahu manajernya bahwa ia tidak memiliki pelatihan yang sesuai untuk mengelola proyek tersebut, tetapi ia ingin membangun keterampilan tersebut. Manajer Sofia mendaftarkannya dalam kursus pelatihan manajemen proyek agar ia memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengelola proyek di masa depan.

Intinya: Untuk menjadi seorang project manager yang sukses di setiap organisasi—baik apakah Anda pernah bekerja di sana sebelumnya atau tidak—penting untuk menguasai keterampilan, alat, dan teknik manajemen proyek.

Mitos: Anda harus tahu setiap detail tentang proyek setiap saat.

Realitas: Detail-detail penting dalam pelaksanaan proyek, tetapi sebagai seorang project manager, Anda juga harus fokus pada gambaran besar dan strategi untuk proyek tersebut. Apa tujuan akhirnya? Apakah Anda dan tim Anda memiliki arahan yang jelas? Jika seluruh tim memahami tujuan mereka dan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam tugas-tugas mereka, mereka dapat bekerja pada detail-detail individual dan memberi Anda ruang untuk mengawasi tujuan keseluruhan proyek. Komunikasi yang terbuka akan membantu memastikan bahwa anggota tim Anda membagikan risiko-risiko potensial terkait anggaran atau jadwal kepada Anda.

Skenario: Yui adalah seorang project manager yang bekerja untuk perusahaan pakaian. Perusahaan tersebut sedang mengembangkan lini pakaian tidur musim dingin baru yang akan diluncurkan pada akhir Oktober. Yui bertemu dengan para pemangku kepentingan kunci untuk menentukan tujuan dan jadwal proyek. Ia merekrut karyawan dari departemen merchandising, ekspor, pemasaran, bahan, produksi, dan kontrol kualitas untuk menjadi bagian dari tim proyek. Yui bertemu dengan timnya pada awal proyek untuk memperjelas tujuan dari lini produk tersebut dan secara teratur memeriksa perkembangan proyek untuk mengatasi hambatan-hambatan dan mencari tahu di mana mereka membutuhkan dukungan tambahan. Ketika seorang anggota tim dari departemen bahan memberitahu Yui bahwa kain yang direncanakan untuk digunakan pada gaya piyama tertentu mengalami kenaikan harga, Yui bekerja dengan anggota tim tersebut untuk mencari pemasok baru sehingga anggaran proyek secara keseluruhan tidak terpengaruh.

Intinya: Peran Anda sebagai seorang project manager adalah berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan, memperjelas tujuan, dan menetapkan harapan. Percayakan tim Anda untuk mengurus detail-detail dari setiap tugas proyek dan berkomunikasi dengan Anda ketika ada masalah. Melalui komunikasi langsung dan pendekatan strategis dalam memecahkan masalah, Anda dapat memberikan solusi dan membantu menghilangkan hambatan bagi tim Anda. Di sinilah Anda menambah nilai!

Kita baru saja membongkar tiga mitos manajemen proyek! Mengakui kebenaran-kebenaran ini akan membantu Anda lebih percaya diri dan sukses dalam mengejar karir sebagai project manager.