Kompetensi utama: Fleksibilitas dan penanganan ambiguitas

Pada video sebelumnya, kami membahas empat kompetensi kunci seorang manajer proyek: memfasilitasi pengambilan keputusan, berkomunikasi dan mengeskalkan, keterampilan organisasi yang kuat, dan fleksibilitas. Dengan waktu dan latihan, kamu akan menguasai keterampilan-keterampilan ini untuk membantu kamu berhasil dalam peran manajemen proyek. Dalam bacaan ini, kita akan lebih mendalami mengapa fleksibilitas penting dalam manajemen proyek yang efektif dan bagaimana kamu dapat membantu tim menghadapi ketidakpastian.

Pertama, mari kita tinjau kembali kompetensi manajemen proyek lainnya yang telah kamu pelajari.

Memfasilitasi pengambilan keputusan Kamu dapat membantu anggota tim merasa berdaya sejak awal proyek dengan membuat proses pengambilan keputusan menjadi kolaboratif. Misalnya, tetapkan tujuan dari deliverables tertentu dan mintalah masukan dari timmu tentang bagaimana mencapai tujuan tersebut. Mungkin kamu memiliki gagasan tentang bagaimana tugas-tugas tertentu harus diselesaikan, tetapi anggota timmu mungkin memiliki pendekatan yang lebih kreatif atau efisien. Memberdayakan timmu untuk menyampaikan pendapat mereka dan membuat keputusan sendiri memungkinkan kamu fokus pada tugas-tugas manajemen secara keseluruhan dan mengutamakan tugas-tugas tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya. Selain itu, ketika kamu memperbolehkan anggota tim memiliki suara dalam pengambilan keputusan, itu membantu menciptakan lingkungan tanggung jawab, akuntabilitas, dan kedekatan tim.

Berkomunikasi dan mengeskalkan Manajemen proyek membutuhkan komunikasi yang jelas tentang tujuan dan harapan proyek, peran dan tanggung jawab anggota tim, dan umpan balik yang konstruktif. Mengetahui cara berkomunikasi secara efektif dan kapan harus mengeskalkan masalah kepada manajemen adalah kunci untuk menjaga kamu, timmu, dan organisasimu tetap berada di jalur menuju kesuksesan. Ketika diperlukan eskalasi, cobalah untuk mendekati manajemen dengan masalah yang dihadapi serta solusi atau saran yang mungkin. Hal ini akan menunjukkan bahwa kamu mengambil inisiatif sebagai seorang manajer proyek.

Keterampilan organisasi yang kuat Jika kamu menunjukkan bahwa penting bagi kamu sebagai seorang pemimpin untuk tetap terorganisir melalui pelacakan dan komunikasi yang efisien, timmu akan mengikuti jejakmu. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memanfaatkan berbagai alat organisasi yang tersedia, seperti:

Perangkat lunak perencanaan dan penjadwalan (template, alur kerja, kalender)
Alat kolaborasi (email, perangkat lunak kolaborasi, dashboard)
Dokumentasi (file, rencana, spreadsheet)
Alat jaminan kualitas (evaluasi, pelacak produktivitas, laporan)

Mungkin kamu perlu bereksperimen dengan pendekatan organisasi yang berbeda untuk menentukan apa yang terbaik untukmu dan timmu.

Ketangguhan

Semua manajer proyek perlu memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan mengatasi perubahan dan tantangan. Mari kita eksplorasi lebih lanjut mengapa fleksibilitas adalah keterampilan manajemen proyek yang sangat penting dan bahas bagaimana fleksibilitas dapat membantu mempersiapkan timmu menghadapi perubahan, mengurangi risiko, dan menghadapi ketidakpastian.

Perencanaan yang Fleksibel

Perubahan adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari, dan semakin fleksibel kamu sebagai seorang manajer proyek, semakin sukses kamu dalam karirmu. Strategi perencanaan yang fleksibel ini dapat membantu kamu mengelola proyekmu saat ada ketidakpastian:

Menilai kendala eksternal. Saat merencanakan proyekmu, perhatikan peristiwa-peristiwa eksternal seperti hari libur nasional dan cuti sakit atau libur anggota timmu. Menyisakan waktu tambahan di jadwal untuk peristiwa-peristiwa yang tak terhindarkan ini dari awal dapat membantu meminimalkan dampaknya pada proyekmu.
Merencanakan risiko dan tantangan. Jika kamu mempertimbangkan risiko yang mungkin terjadi, kamu mungkin dapat menemukan solusi untuk mengatasinya sebelumnya. Misalnya, bagaimana jika ada anggota timmu yang sakit atau memutuskan untuk berhenti? Apakah kamu dapat menggantikannya dengan karyawan internal lainnya? Jika tidak, apakah kamu dapat mempekerjakan kontraktor independen? Buatlah daftar orang-orang yang mungkin dapat bergabung dengan timmu jika salah satu anggota tim tidak tersedia. Kamu juga dapat menilai risiko dengan melihat data historis. Tinjau proyek-proyek sebelumnya dan telaah tantangan yang kamu hadapi. Kemudian, evaluasi apakah tantangan serupa bisa terjadi dalam proyek ini dan siapkan langkah yang sesuai. Kami akan membahas manajemen risiko secara lebih rinci nanti dalam program ini.
Menghitung "float" dalam jadwalmu. Float, atau slack, merujuk pada waktu yang bisa kamu tunggu untuk memulai suatu tugas sebelum mempengaruhi jadwal proyek dan mengancam hasil proyek. Mengidentifikasi float dalam jadwalmu dapat membantu manajemen sumber daya, penjadwalan, dan menjaga proyekmu tetap berjalan sesuai rencana. Kamu akan mempelajari lebih lanjut tentang menghitung float dalam kursus selanjutnya, saat kita membahas pembuatan jalur kritis untuk tugas-tugas proyekmu.

Menghadapi Ketidakpastian

Ketidakpastian bisa menjadi tantangan besar dalam mengelola proyek. Manajer proyek seringkali menghadapi ketidakpastian dalam tujuan, persyaratan, jadwal, visi, atau area lain yang terkait dengan proyek. Timmu akan melihat kepadamu untuk memimpin dalam situasi-situasi ketidakpastian dan perubahan, dan fleksibilitas sangat penting pada saat-saat seperti ini. Berikut

beberapa cara berbeda untuk membantu timmu menghadapi ketidakpastian:

Tetap tenang. Di saat-saat yang tidak pasti, menghadapi ketidakpastian dengan sikap tenang dan berwibawa akan membantu menginspirasi anggota timmu untuk melakukan hal yang sama.
Menunjukkan empati. Sebagai seorang manajer proyek, penting untuk mencoba memahami apa yang dipikirkan dan dirasakan oleh timmu, terutama dalam situasi ketidakpastian. Beri tahu anggota timmu bahwa kamu peduli dengan tantangan yang mereka hadapi dan siap untuk mendukung mereka.
Komunikasikan dengan jelas apa yang kamu ketahui. Tentukan aspek-aspek proyek yang sudah terkonfirmasi dan tidak akan berubah. Hal ini membantu timmu mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang diharapkan, terlepas dari aspek-aspek proyek yang masih tidak diketahui atau berubah.
Mengambil keputusan dan bertahan dengan keputusan tersebut. Cobalah untuk tidak meragukan keputusanmu di depan timmu karena hal ini dapat menyebabkan ketidakpastian yang lebih besar. Jika kamu perlu mengubah arah, jelaskan dengan jelas mengapa kamu memilih untuk melakukannya kepada timmu.
Percayai keahlian timmu. Tingkatkan kejelasan dengan meminta setiap anggota timmu untuk membahas apa yang sudah mereka ketahui atau mereka yakini tentang komponen-komponen proyekmu, seperti apa yang terlibat dalam tugas-tugas tertentu atau sumber daya yang dibutuhkan, berdasarkan area keahlian mereka. Kemudian, diskusikan hal-hal yang masih belum diketahui dan brainstorm cara untuk mengumpulkan lebih banyak informasi.

Inti Pesan

Sebagai seorang manajer proyek, memiliki fleksibilitas dan kemampuan menghadapi ketidakpastian dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah memberikan keuntungan. Menguasai keterampilan ini, bersama dengan memungkinkan pengambilan keputusan, keterampilan komunikasi yang efektif, dan keterampilan organisasi yang kuat, akan memungkinkanmu untuk berinovasi dan tumbuh sebagai manajer proyek dan pemimpin.