Peran dan tanggung jawab manajer proyek utama
Selamat datang kembali. Saya harap Anda menikmati cerita sebelumnya karena bagi saya, selalu membantu mendengar tentang perjalanan karir orang lain. Mungkin Anda bahkan melihat beberapa kesamaan antara jalur karir mereka dan jalur Anda sendiri, atau Anda merasa terinspirasi untuk mengejar area tertentu dalam manajemen proyek. Sejauh ini, kita telah membahas jenis peran manajemen proyek yang akan Anda dapatkan kualifikasinya, dan bagaimana cara mencarinya. Sebelumnya, kita membahas nilai yang dibawa oleh manajer proyek kepada tim dan organisasi mereka.
Sekarang mari kita pelajari lebih lanjut tentang peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek. Sebelumnya, Anda telah belajar bahwa manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk memenuhi persyaratan proyek dan mencapai hasil yang diinginkan. Bagaimana hal itu sebenarnya terjadi? Di sinilah peran Anda berperan. Manajer proyek biasanya mengikuti proses yang melibatkan
- perencanaan dan pengorganisasian,
- mengelola tugas, menganggarkan dan
- mengendalikan biaya, serta faktor-faktor lainnya, sehingga proyek dapat selesai sesuai dengan anggaran dan jangka waktu yang disetujui.
Mari kita jabarkan menjadi contoh tanggung jawab yang mungkin Anda temukan dalam daftar pekerjaan untuk peran manajemen proyek.
- Mari kita mulai dengan perencanaan dan pengorganisasian. Salah satu tanggung jawab yang termasuk dalam perencanaan dan pengorganisasian adalah memanfaatkan alat produktivitas dan membuat proses. Selama perencanaan dan pelaksanaan proyek, Anda mungkin perlu menggunakan alat tertentu dan mengembangkan proses untuk meningkatkan pertukaran informasi di antara tim; Anda mungkin juga perlu membuat rencana, jadwal, waktu, dan bentuk dokumen lainnya untuk melacak penyelesaian proyek, dan biasanya Anda perlu mempertahankan dokumen-dokumen tersebut sepanjang proyek.
- Tugas berikutnya adalah menganggarkan dan mengendalikan biaya serta faktor lainnya. Saat proyek berlangsung, perubahan pada rencana dan anggaran pasti akan muncul. Percayalah. Ini akan memerlukan Anda untuk memantau dan mengelola anggaran, melacak masalah dan risiko saat timbul, dan mengelola kualitas dengan memitigasi masalah dan risiko tersebut. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menghilangkan hambatan yang tak terduga yang muncul. Sekarang, dengan hambatan, kami maksud hal-hal yang dapat menghambat kemajuan proyek. Misalnya, jika rekan tim Anda kekurangan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, Anda mungkin mengidentifikasi masalah atau hambatan tersebut sebelumnya, eskalasikan masalah kepada pemangku kepentingan, dan bekerja untuk mendapatkan sumber daya sehingga tim Anda dapat melanjutkan.
- Sebuah bagian besar dari peran manajer proyek adalah mengelola tugas. Tugas proyek adalah kegiatan yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu oleh Anda, tim Anda, atau pemangku kepentingan Anda. Melacak tugas adalah cara yang baik untuk membantu mengelola beban kerja tim dan memastikan bahwa hal-hal selesai. Melacak tugas juga merupakan alat yang baik untuk menunjukkan kemajuan kepada orang di luar tim segera, seperti pemangku kepentingan Anda. Ketika saya masih menjadi manajer program di Pengembangan Mahasiswa di Google, salah satu tujuan kami adalah menciptakan jalur bagi mahasiswa yang mengidentifikasi diri dengan komunitas yang kurang terwakili di industri teknologi. Sebagian besar tanggung jawab sehari-hari saya melibatkan bekerja dengan dua tim rekayasa terpisah untuk menciptakan kurikulum teknis kami. Untuk mengelola tugas-tugas yang terkait dengan proyek ini, saya membuat pelacak proyek terpisah untuk setiap tim yang menguraikan visi kurikulum tersebut. Pelacak ini menjaga kedua tim tetap terinformasi tentang jangka waktu pengiriman, kategori dan subkategori pekerjaan, dan anggota tim yang ditugaskan untuk setiap tugas. Saya juga memastikan untuk memperbarui pemangku kepentingan kami setiap langkahnya. Dengan secara aktif mengelola tugas-tugas sepanjang siklus proyek, saya dapat memantau pekerjaan setiap orang dan dengan efisien memberi tahu pemangku kepentingan, yang memungkinkan kami mencapai tujuan proyek kami dengan masalah minimal.
Bagus sekali. Sekarang Anda seharusnya dapat menggambarkan peran dan tanggung jawab seorang manajer proyek. Selanjutnya, kita akan membahas peran manajer proyek dalam tim yang lebih luas, termasuk cara bekerja dengan orang-orang yang bertugas melaksanakan proyek. Sampai jumpa sebentar lagi.