Bagaimana project manager memengaruhi organisasi
Anda telah belajar bahwa manajer proyek dapat memprioritaskan, mendelegasikan, dan berkomunikasi secara efektif untuk memberikan nilai pada proyek mereka. Bacaan ini akan berfokus pada cara-cara utama manajer proyek dapat memberi nilai tambah pada proyek dan memengaruhi organisasi, yang meliputi:
- Fokus pada pelanggan (Focusing on the customer)
- Membangun tim yang hebat (Building a great team)
- Mendorong hubungan dan komunikasi (Fostering relationships and communication)
- Mengelola proyek (Managing the project)
- Membongkar hambatan (Breaking down barriers)
Fokus pada pelanggan (Focusing on the customer)​
Pelanggan selalu menjadi elemen kunci kesuksesan dalam bisnis apapun. Tidak ada pengecualian dalam bidang manajemen proyek. Dalam manajemen proyek, kata "pelanggan" merujuk pada orang atau organisasi yang menentukan persyaratan proyek dan menetapkan panduan penting, seperti anggaran dan batas waktu. Dalam proyek, pelanggan dapat internal atau eksternal. Pelanggan internal adalah pemangku kepentingan dalam organisasi Anda, seperti manajemen, anggota tim proyek, manajer sumber daya, dan departemen organisasi lainnya. Pelanggan eksternal adalah pelanggan di luar organisasi Anda, seperti klien, kontraktor, pemasok, dan konsumen.
Untuk berhasil menyelesaikan sebuah proyek, proyek harus memenuhi standar pelanggan. Untuk memenuhi standar pelanggan, Anda harus memastikan bahwa Anda memahami dengan jelas harapan mereka. Pelanggan berada di tengah-tengah keberhasilan proyek. Manajer proyek dapat menambahkan banyak nilai pada proyek dengan membangun hubungan dengan pelanggan dan meluangkan waktu untuk memastikan bahwa pelanggan didengar dan puas dengan hasilnya.
Mengajukan pertanyaan kepada pelanggan (Asking the customer questions)​
Mari kita bahas bagaimana Anda dapat fokus pada pelanggan dalam sebuah proyek. Pertama-tama, duduklah bersama pelanggan dan tanyakan masalah apa yang sedang mereka coba selesaikan. Anda bisa bertanya apakah mereka memiliki visi khusus tentang hasil akhir yang ingin diberikan. Terkadang, pelanggan akan mengandalkan manajer proyek untuk menemukan solusi atas masalah mereka. Tugas Anda adalah mengajukan pertanyaan seperti:
- Apa masalah yang ingin Anda selesaikan? (What is the problem you would like us to help solve?) Contoh jawaban: Pelanggan ingin bantuan dalam mengembangkan proses baru yang memungkinkan perusahaan mereka menjadi lebih efisien.
- Bagaimana masalah tersebut mempengaruhi organisasi Anda? (How is the problem impacting your organization?) Contoh jawaban: Pelanggan mengatakan bahwa mereka kehilangan klien karena proses yang tidak efisien saat ini, karena klien kadang-kadang menerima pesanan mereka terlambat.
- Apa yang mendorong Anda untuk meminta bantuan sekarang? (What prompted you to ask for help now?) Contoh jawaban: Pelanggan mengatakan bahwa mereka mungkin kehilangan pendanaan departemen jika tidak meningkatkan efisiensi.
- Apa harapan Anda untuk hasil dari proyek ini? (What is your hope for the outcome of this project?) Contoh jawaban: Pelanggan menyatakan bahwa tujuan utama mereka adalah meningkatkan kecepatan dalam memenuhi pesanan tanpa mengorbankan kualitas.
Menghabiskan waktu sedikit lebih dalam menggali "mengapa" di balik proyek dapat membantu manajer proyek mendukung dan memahami pelanggan lebih baik. Semakin Anda memahami tujuan pelanggan, semakin mungkin Anda akan dapat menghasilkan apa yang dicari oleh pelanggan.
Membangun tim yang hebat (Building a great team)​
Tim adalah aset terbesar dalam sebuah proyek. Seorang manajer proyek yang sukses menyadari hal tersebut dan meluangkan waktu untuk memahami motivasi, kekuatan, dan kelemahan setiap individu dalam tim. Manajer proyek memberikan nilai tambah pada proyek dengan mengidentifikasi tim yang tepat untuk proyek tersebut dan memungkinkan tim untuk sukses dan membuat keputusan.
Ketika Anda berusaha membangun tim yang hebat, Anda harus mempertimbangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk proyek, serta sumber daya yang tersedia. Memahami persyaratan pelanggan membantu membentuk keterampilan yang diperlukan untuk tim Anda. Jika Anda bekerja pada proyek yang membutuhkan orang dengan keahlian medis dan Anda merekrut orang yang tidak memiliki latar belakang medis, tidak peduli seberapa keras tim tersebut bekerja, mereka tidak akan memiliki keterampilan yang tepat untuk menyelesaikan proyek tersebut. Sebagai manajer proyek, Anda harus memilih orang dengan keterampilan yang tepat dan memastikan tim tahu bahwa setiap individu dihargai, dipercaya, dan diapresiasi. Anda dapat menunjukkan bagaimana Anda menghargai nilai tim dengan memberikan mereka kesempatan untuk memberikan masukan dan bertanya, serta dengan segera mengatasi kebutuhan mereka.
Mendorong hubungan dan komunikasi (Fostering relationships and communication)​
Menjaga kepuasan pelanggan dan membangun tim yang hebat adalah dua cara di mana Anda, sebagai seorang manajer proyek, dapat menambah nilai pada suatu proyek. Kedua keterampilan ini didasarkan pada dasar hubungan dan komunikasi. Manajer proyek yang memberikan nilai tambah yang paling besar adalah mereka yang meluangkan waktu untuk membangun hubungan, berkomunikasi, dan memperlakukan orang lain dengan perhatian dan rasa hormat.
Manajer proyek dapat menetapkan suasana untuk suatu proyek dan membangun hubungan dalam tim mereka serta dengan stakeholder. Meluangkan waktu untuk berinteraksi secara harian dengan tim Anda, melihat bagaimana keadaan mereka, dan bertanya apakah ada hal yang mereka butuhkan bantuan dapat memberikan dampak positif dan membuat mereka merasa dihargai dan didengar.
Mengelola proyek (Managing the project)​
Ketika Anda membangun tim, setiap orang umumnya ditugaskan tugas-tugas khusus dalam proyek. Setelah setiap tugas selesai, orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut akan menyerahkan bagian tersebut kepada orang berikutnya. Anggota tim Anda tidak selalu melihat gambaran keseluruhan dan bagaimana mereka berdampak pada orang lain dalam proyek. Seorang manajer proyek yang sukses melihat dampak dari setiap proses dalam proyek dan mengkomunikasikan dampak tersebut kepada tim. Hal ini memastikan bahwa semua orang yang bekerja pada proyek memahami tujuan tugas mereka serta tujuan besar untuk produk akhir. Misalnya, jika seorang desainer grafis yang bekerja pada materi pemasaran proyek Anda tidak memahami tujuan keseluruhan untuk menarik perhatian pendidik, mereka mungkin tidak dapat sepenuhnya menangkap visi kampanye tersebut. Membantu anggota tim ini memahami gambaran besar memungkinkan mereka untuk menyesuaikan tugas mereka untuk memenuhi kebutuhan tujuan akhir proyek.
Mengelola suatu proyek bisa sibuk, tetapi jika Anda meluangkan waktu untuk membangun hubungan dan menjaga saluran komunikasi terbuka, Anda akan meningkatkan peluang kesuksesan proyek serta kepuasan pelanggan dan anggota tim Anda.
Membongkar hambatan (Breaking down barriers)​
Terkadang, ketika Anda bertanya mengapa sesuatu dilakukan dengan cara tertentu, respons yang Anda dapatkan adalah, "Karena kita selalu melakukannya seperti ini." Seorang manajer proyek menambah nilai pada suatu proyek ketika mereka mengatasi hambatan, memungkinkan tim mereka untuk menciptakan cara baru dalam melakukan sesuatu, dan memberdayakan mereka untuk berbagi ide. Sebagai seorang manajer proyek, Anda harus menunjukkan inovasi dan kolaborasi, serta mendorong tim Anda untuk melakukan hal yang sama.
Bagaimana cara Anda mengatasi hambatan dalam suatu proyek? Anda dapat memberikan dukungan kepada tim Anda saat mereka mencoba pendekatan baru dalam mencari solusi, dan Anda dapat membela sumber daya tambahan untuk tim Anda. Jika tim Anda mengalami kesulitan mendapatkan jawaban dari organisasi lain, Anda dapat menghubungi organisasi tersebut sendiri untuk menjaga tim tetap berjalan dan sesuai jadwal.
Inti Penting (Key takeaway)​
Anda telah mempelajari beberapa cara di mana manajer proyek dapat menambah nilai pada proyek dan mempengaruhi organisasi. Dengan fokus pada pelanggan, membangun tim proyek yang hebat, memupuk hubungan dan komunikasi, mengelola proyek, dan mengatasi hambatan, Anda dapat mengatasi rintangan dan menemukan solusi untuk berhasil.